بررسی فرآیند دعوت
تعیین زمان و مکان و مخاطب
انواع اطلاع رسانی و انتخاب بهترین نوع آن
ایجاد انگیزه و یادآوری
اطمینان از حضور و بازخوردگیری
اعوذ بالله من الشیطان الرحیم
بسم الله الرحمن الرحیم
اَللّهُمَّ کُنْ لِوَلِیِّکَ الْحُجَّهِ بْنِ الْحَسَنِ صَلَواتُکَ عَلَیْهِ وَعَلى آبائِهِ فی هذِهِ السّاعَهِ وَفی کُلِّ ساعَهٍ وَلِیّاً وَحافِظاً وَقائِداً وَناصِراً وَدَلیلاً وَعَیْناً حَتّى تُسْکِنَهُ أَرْضَکَ طَوْعاً وَتُمَتِّعَهُ فیها طَویلاً، بِرَحْمَتِکَ یااَرْحَمَ الرَّاحِمینَ.
الّلهُمَّ صَلِّ عَلَی مُحَمَّدٍ وَآلِ مُحَمَّدٍ وَعَجِّلْ فَرَجَهُمْ وَالْعَنْ أعْداءَهُم أجْمَعِینَ
با کارگاه آموزشی مهندسی دعوت در خدمت شما هستم و چقدر خوشبخت هستیم که در این ثانیه ها در مورد اینکه جشن های نیمه شعبان را بهتر برگزار کنیم، با یکدیگر صحبت می کنیم و این توفیق را داریم برای اینکه جشن های نیمه شعبان خوب و اثرگذار و موفق تری برای امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف داشته باشیم، برنامه ریزی کنیم. در این ثانیه هایی که با شما صحبت می کنم، شاید خیلی ها، حتی از جامعه شیعیان مذهبی به یاد نداشته باشند که ۱۵ روز بیشتر به نیمه شعبان باقی نمانده است. و حتی برنامه ای برای نیمه شعبان و بزرگداشت نام و یاد امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف نداشته باشند و خدا این توفیق را به ما داده است که این برنامه و دغدغه آن را داریم یا حداقل آموزش آن را می خواهیم ببینیم و ان شاءالله با پیروی از آموزش، می خواهیم اقدامی را انجام دهیم. این توفیق ارزشمندی است که نصیب هر کسی نمی شود.
مقدمتا خدمت شما عرض کنم که امروز سعی کردم خیلی با انرژی باشم و در کنار تمام شاخص هایی که اطراف ما وجود دارد و سعی می کند ما را کم انرژی کند، برای برگزاری یک مراسم قدرتمند در نیمه شعبان می خواهیم در مقابل تمام این عوامل بایستیم و با قدرت یک برنامه بی نظیر را برنامه ریزی کنیم. به سراغ پاورپوینت می روم چون طلیعه بحث من روی آن است. همانطور که مشاهده می کنید، روایتی را برای طلیعه بحث خود انتخاب کردم که این روایت انرژی های ما را خیلی بیشتر می کند. یعنی مثلا فرض کنید اگر من کیلو کالری انرژی دارم، الان با این روایت باید هزار کیلو کالری شوم. چون این روایت بی نظیر است. شاید تا الان نود تا صد بار این روایت را خوانده ام و هر بار که این روایت را خوانده ام، باز هم از آن انرژی گرفته ام و امیدوارم شما هم انرژی بگیرید.
این روایت از امام صادق علیه السلام نقل شده است. زمانی که از آن حضرت سؤال شد: «آیا امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف متولد شده اند یا نه؟» امام صادق علیه السلام فرمودند: «فقال: لا لَوْ أَدْرَکْتُهُ لَخَدَمْتُهُ أَیامَ حَیاتِی»، فرمودند: خیر؛ (عبارات تقریبا چون معادل فارسی دارد، تشخیص و ترجمه آن خیلی سخت نیست) اگر حضرت مهدی عجل الله تعالی فرجه الشریف را من (امام صادق علیه السلام) درک می کردم، تمام روزهای زندگی خود (ایام به معنی تمام روزها است) را به خدمت آن حضرت مشغول می شدم.
در یک جمله خدمت به امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف آرزوی امام صادق علیه السلام است. یعنی اگر از امام صادق علیه السلام بپرسند در زندگی تان چه آرزویی دارید؟ حضرت می فرمایند: زمان امام مهدی علیه السلام را درک کنم و به او خدمت کنم. این شاخصی است که سال ها قبل امام صادق علیه السلام به من و شما داده اند که اگر در این کوران ها و غربال ها و امتحانات سنگین غیبت، مقداری کم انرژی شدیم و احساس دوری از حضرت کردیم و حس کردیم کاری نمی توانیم پیش ببریم، انرژی بگیریم و به این فکر کنیم که حداقل و اسماً داریم کاری را انجام می دهیم (هرچند که قطعا کیفیت خدمتگزاری ما با امام صادق علیه السلام برابری نمی کند) که آرزوی امام صادق علیه السلام بوده است. با تمام ناخالصی هایی که منِ نوعی در کار خود دارم و خلوصی که باید داشته باشم را ندارم. پس این روایت خیلی به ما انرژی می دهد و ان شاءالله خیلی کمک کننده است.
یک نکته ای را هم عرض کنم، این است که در بحث دعوت، یکی از بزرگترین شاخص ها برای موفقیت این است که ما باور داشته باشیم که می توانیم آن مخاطبی که مدنظر ماست را در سالن جشن خود و در روز موردنظر حاضر کنیم.
واقعا انرژی مثبت در این زمینه اثرگذار است. پس با انرژی وارد اسلایدها می شویم و در بحث سرفصل های که می خواهیم در این کارگاه از آن صحبت کنیم. در ابتدا تعریف دعوت است. یک تعریف خیلی ساده از دعوت می کنیم و رد می شویم. بعد در مورد اهمیت آن چند دقیقه با یکدیگر گفتگو می کنیم و سپس در بحث مفهوم مهندسی دعوت و فرآیند آن و نقش خلاقیت در این خصوص صحبت می کنیم. و در انتها به سؤالات پاسخ می دهیم. قبل از ان که این بحث را ارائه کنم، به عرض شما برسانم که من در حوزه تخصصی خاصی در این سرفصل مثل مدرک تحصیلی یا دوره خاصی شرکت نکردم و مطالبی که جمع آوری کردم، براساس تجربیاتی است که درسال های گذشته در جشن ها و مراسمات عزای مختلف داشتم و سعی کردم آنها را مدون کنم. بنابراین هرکدام از بزرگواران قطعا تجربیاتی داشتید و می توانید به ارتقای کارگاه کمک کنید و من خوشحال می شوم نظریات تان را از طریق فضای چت سایت با ما به اشتراک بگذارید.
«تعریف دعوت:
اگر کلمه دعوت را در گوگل سرچ کنیم، اطلاعاتی که به ما ارائه می دهد، یک جمله هست که از دیکشنری می باشد.
«a written or spoken request to come somewhere or do someting»
«یک درخواست نوشتاری یا گفتاری برای آمدن به جایی یا انجام یک کار»
این تعریف دعوت است. این یک متن گفتاری و نوشتاری است، همچنین می گوید: عملیات دعوت کردن یک شخص را نیز دعوت می نامند. و این هم نکته واضحی است. مثال: ما امروز برای عروسی شخصی دعوت شدیم. تعریف خیلی ساده ای است.
نکته دوم بحثِ اهمیتِ دعوت است.
لطفا شما نظرتان را بنویسید که چرا دعوت مهم است؟ به نظر شما اگر ما دعوت خوبی نداشته باشیم، چه اتفاقی می افتد؟
– دوست عزیزی فرمودند: برنامه به هدف مشخصی نمی رسد.
– شاید مهمانی کنسل شود.
نکته جالبی است. واقعا اگر دو، سه نفر به مهمانی بیایند، ما نمی توانیم مجلس را برقرار کنیم. مثلا صد نفر دعوت کردیم و فقط پنج نفر آمده اند.
عزیز دیگری فرمودند: در دعوت جامعه هدف مشخص می شود. اگر دعوت نباشد، کلا مخاطب از دست می رود.
-دوست دیگری می فرمایند: مخاطب جذب نمی شود.
اولین چیزی که نوشتید، این است که رسیدن به هدف، وابسته به دعوت است. مثلا در نظر بگیرید ما می خواهیم برنامه ای برگزار کنیم و هدف برنامه این است که می خواهیم فامیل خود را نسبت به یک موضوعی در ارتباط با امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف آگاه کنیم. مثلا می خواهیم آن ها را به این نکته آگاه کنیم که امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف شخصیتی مهربان هستند که می توان با ایشان دوستی کرد. هدف این مراسم دوستی با امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف است.
اگر هدف ما این شد، وقتی ما دعوت می کنیم، اگر دعوت درستی نداشته باشیم، اصلا افراد به مراسم ما نمی آیند و حاضر نمی شوند. بنابراین هدف ما محقق نمی شود. پس دعوت جایگاه مهمی دارد.
نکته دومی که در اسلاید اشاره شده است، اتلاف تمام هزینه هایی است که شرایط دعوت ضعیف است.
من بارها شاهد این بودم، مثلا مجلسی که برای هزار نفر تدارک میوه یا نهار یا شام یا هدایا دیده شده است. یکدفعه در این مجلس پنجاه نفر شرکت کرده اند و بسیاری از موادی که هزینه شده، اتلاف شده است. ممکن است که غذا به خیریه ای داده شده است یا میوه را در جشن دیگری استفاده کرده اند اما مسئله اینجاست که پول برای برگزاری آن مراسم جمع آوری شده است و عملا این بودجه اتلاف شده است و در آن مراسم مصرف نشده است. پس این موضوع اتلاف هزینه ها خیلی مهم است. وقتی که روی هزینه ها حساس می شویم که مثلا این پول امام زمان و اهل بیت علیهم السلام است و مثلا افراد پنجاه تومان یا پانصد تومان برای جشن های نیمه شعبان، غدیر یا محرم پرداخت کرده اند و بانی شده اند. به خاطر دعوت ضعیف ما این پول اتلاف شده است. در شرایطی که چقدر افراد با سختی در مجالس بانی می شوند، بنابراین این نکته جایگاه این موضوع را حساس می کند.
نکته بعدی که من شخصا تجربه کرده ام، کیفیت اجرای برنامه است که خیلی وقت ها وابسته به حضور مخاطب است. مثلا در نظر بگیرید سخنرانی را به مجلستان دعوت می کنی و به ایشان می گویید که قرار است در مراسم من سیصد نفر حاضر باشند.
نکته بعد این است که منظور ما از مهندسی دعوت چیست؟ چرا آن را مهندسی دعوت می خوانیم؟ چون واقعا کار دعوت حتما باید مهندسی شود و کمی سخت، پیچیده است و نکات زیادی دارد. برای همین مهندسی دعوت می گوییم.
نکاتی که در مهندسی دعوت است، اینطور تعریف می شود که می خواهیم کاری انجام دهیم که:
۱- مجموعه ای از افراد به بهترین شکل به مراسمات نیمه شعبان دعوت شوند.
۲- افراد را شیفته حضور در برنامه خود کنیم.
و ایشان در پشت تریبون قرار می گیرند و می بیند که در مراسم پنج نفر نشسته اند. درست است که ما برای امام زمان و اهل بیت علیهم السلام کار می کنیم و تعداد نفرات خیلی شاید اهمیتی در هدف ندارد و ما باید خیلی دل محکمی داشته باشیم و با نفرات کم هم کار کنیم. و این هم درست است که شنیده ایم در تاریخ امیرالمؤمنین علیه السلام یک سفر به طائف رفتند و زمانی که برگشتند، پیامبر صلی الله علیه و آله از ایشان پرسیدند که این سفر چه حاصلی داشت؟ و حضرت فرمودند که در کل این سفر باعث شد که بتوانم یک غلام سیاه را هدایت کنم. حضرت روایتی را فرمودند که واقعا تحسین برانگیز و فوق العاده است ولی نمی خواهم روایت را بگویم تا از بحث دور شویم ولی ارزش هدایت یک نفر را پیامبر صلی الله علیه و آله بسیار بالا بردند. این باعث شد که ما متوجه این نکته شویم که اگر دو نفر هم در جشن ما حاضر شوند، ارزش دارد و داریم آن دو نفر را با امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف آشنا می کنیم و این موضوع بسیار ارزشمند است ولی بپذیریم این مسئله درونی و حسی است. منِ نوعی که قصد دارم دکلمه یا تئاتر یا مجری گری اجرا کنم و جشنی را می بینم که مثلا صدای دست کم است، خیلی انرژی من کم می شود. واقعا در این لحظه من چطور می توانم یک مسابقه پر انرژی برگزار کنم؟ کار خیلی سخت می شود.
یا زمانی که از افراد می خواهید به سؤالی پاسخ بدهند و تعداد کمی پاسخ می دهند. مجلس سرد برگزار می شود و در اجرا مشکل خواهیم داشت.
نکته بعدی این است که منظور ما از مهندسی دعوت چیست؟ چرا آن را مهندسی دعوت می خوانیم؟ چون واقعا کار دعوت حتما باید مهندسی شود و کمی سخت و پیچیده است و نکات زیادی دارد. برای همین مهندسی دعوت می گوییم.
نکاتی که در مهندسی دعوت است، اینطور تعریف می شود که می خواهیم کاری انجام دهیم که:
۱- مجموعه ای از افراد به بهترین شکل به مراسمات نیمه شعبان دعوت شوند.
۲- افراد را شیفته حضور در برنامه خود کنیم.
خیلی فرق می کند مخاطبی که روز قبل برنامه با او تماس می گیریم و می گوید حالا سعی می کنم که بیایم، با مخاطبی که روز قبل از برنامه به ما زنگ می زند و می گوید برای برنامه فردا من چه ساعتی آنجا حاضر باشم؟ می توانم به همراه دوست خود بیایم؟ خیلی مشتاق شرکت هستم. چون هنوز ما اجرا نکردیم و توانستیم کاری کنیم که مخاطب قصد دارد با دوست خود شرکت کند. در اینجا فرق کسی که مهندسی دعوت کرده است یا با کسی که مهندسی دعوت نکرده، مشخص می شود. پس افراد را باید شیفته حضور در برنامه خود کنیم، به طوری که برای شرکت در برنامه لحظه شماری کنند. مثلا با خود بگویند کاش زودتر زمان جشن بشود و در این برنامه شرکت کنم تا ببینم چه خبر است.
۳- آمار نسبتا دقیقی از میزان حضور مخاطبین خود داشته باشیم. مسئول پذیرایی مجلس ما برای تعداد نزدیکی برنامه ریزی کند. چون مثلا در بین ۵۰۰ نفر مهمان، ۲۵۱ نفر قول داده اند که می آیند. پس مسئول تدارکات احتیاطا برای ۲۶۰ نفر تدارک می بیند.
نکته مهم بحث فرآیند دعوت است. بعضی افراد دعوت را یک اتفاق می دانند. مثلا گفته اند برای مجلس خود هزار نفر دعوت کردم و فقط پنجاه نفر آمده اند. بنابراین دیگر این جشن ها جواب نمی دهد.
پاسخ: چطور این هزار نفر را دعوت کردی؟
– کارت ارسال شده است.
پاسخ: دعوت را تنها ارسال کارت می بیند. در صورتی که دعوت یک فرآیند و پروسه است که اگر کار راحتی بود، تمام مجالس شلوغ می شد و به معضل برخورد نمی کردیم اما الان شاهد آن هستیم. مخصوصا در سال های اخیر و با چالش هایی که وجود دارد. مثلا با باران، کرونا، ترافیک و شلوغی در خیابان ها مجالس افت می کند. پس ما مواجه هستیم با یکسری عواملی که افراد شرکت نکنند و دلیل اصلی آن را هم اگر از من بپرسید که چرا مجلس گناه بدون مشکل و شلوغ برگزار می شود ولی تا صحبت مراسم نیمه شعبان می شود، چرا حضور افراد کم رنگ می شود؟ نکته اول این است که شوخی نگیریم و داریم کاری انجام می دهیم که دشمن اصلی این کار شیطان است. هزاران سد سر راه ما قرار می دهد. مثلا برای مجوز مشکل پیش می آورد تا یکدفعه مسئول سالن اشتباه کند و بگوید تایم شما را به کس دیگه ای داده ام و هزاران اتفاق و چالش دیگر؛ به دلیل آنکه شیطان نمی خواهد این اتفاق بیافتد.
شما قرار است دل آدم ها را در نیمه شعبان به امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف پیوند بزنید و شیطان دقیقا این را نمی خواهد. و او قدرت زیاد، امکانات، نیرو و تجربه دارد. استاد همه است، چون در این زمینه همه مدل های آدم ها را دیده و گمراه کرده است.
من به سختی مجلس می گیرم و دعوت می کنم. سر بزنگاه که می خواهد مراسم برگزار شود، یکدفعه یک سفر فوری پیش می آید. چه می شود که این اتفاقات می افتد؟
شیطان نمی خواهد اجازه دهد این مراسم به راحتی برگزار شود.
پس ما باید آمادگی مقابله با شیطان را داشته باشیم. چون او در این موضوع با ما درگیر است و هر چه ما تلاش می کنیم، او هم تلاش منفی می کند. پس اگر فکر کنیم که دعوت یک کار اتفاقی است، بسیار اندیشه ساده انگارانه است. چون شیطان هر کاری و هر مانعی ایجاد می کند که کسی نتواند بیاید. مثلا شخص برنامه ریزی کرده است که در مجلس شما شرکت کند، یک دفعه روز قبل از مراسم بچه او مریض می شود و نمی تواند بیاید. شیطان از هر وسیله ای استفاده می کند برای این که افراد نتوانند در این برنامه حضور پیدا کنند. اگر در این کارگاه بتوانم ثابت کنم که دعوت یک اتفاق نیست و یک فرآیند است، من ۹۰ درصد کار خود را انجام داده ام و مطمئن هستم در دعوت های شما تحولات اساسی اتفاق می افتد. فرآیند دعوت با تجربه ای که داشتم، شش مرحله دارد که این مراحل بسیار مهم است. مرحله اول تعیین زمان، مکان و مخاطب است. حدود چهارده یا پانزده روز قبل، مثلا اگر برای نیمه شعبان مراسم داریم، حتما باید در دو، سه روز آینده این سه موضوع مشخص شود. مرحله دوم، اطلاع رسانی است. اطلاع رسانی پالس اولیه است. مثلا ما در این تاریخ در خدمت شما هستیم؛ مثلا کارت می فرستیم. مرحله سوم ایجاد انگیزه برای شرکت کردن مخاطب است. تازه کار ما شروع می شود. گاهی ایجاد انگیزه با اتفاقات مختلفی به وجود می آید. چند مثال می زنم تا پیدا کنیم. مثلا امروز برای من یک کارت دعوت آمده است و دو روز بعد برای من پیامکی می آید که در جشنی که شما کارت دعوت آن را دریافت کردید، یک سفر کربلا هم جایزه می دهیم.
تا الان حضور بنده در این برنامه هشتاد درصد بوده است ولی با این پیام نود درصد تصمیم می گیرم که در مراسم حاضر شوم که ایجاد انگیزه می شود.
مرحله چهارم یادآوری است.
با وجود اینکه انگیزه دارم، زمانی که نزدیک برنامه می شویم، چند روز به برنامه من یادم می رود.
دوستی پرسیدند که بخشی از نیامدن مخاطبین دست ما نیست و زور ما به شیطان نمی رسد.
پاسخ: من غیبگو نیستم ولی از روی معادلاتی که در مفاهیم دینی یاد گرفتیم، صحبت می کنم. دشمن اصلی شیطان، امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف است. یعنی چه؟ یعنی اگر با توجه به آیه قرآن و روایتی که بیان کرده است، زمانی که حضرت ظهور می کنند، روز مرگ شیطان است. بنابراین او تلاش می کند تا نمیرد. اگر در زمینه فعالیتی که شیطان می کند، این نتیجه را بدانیم و برای امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف مراسمی بگیریم، قطعا او با این مراسم کار دارد. شیطان با پارتی گناهی که در فلان خیابان شهر است و از حضرت دور می شوند که کاری ندارد. اتفاقا کمک می کند که افراد شرکت کنند. ولی با برنامه هایی که برای امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف انجام می شود، کار دارد. من بارها به چشم خودم دیده ام که شخص گفته است حتما می آیم ولی روز برنامه نیامده است و وقتی می پرسیم چه شد نیامدی؟ می گوید یادم رفت. این ها بخشی به توفیق افراد و بخشی به فعالیت شیطان باز می گردد.
به همین خاطر همیشه تفکر من در دعوت این است که هدف ما ابلاغ موضوعی برای دویست نفر است و این افراد را دعوت کنیم که در جشن نیمه شعبان شرکت کنند.
چهارصد نفر دعوت کنیم. فرآیند را طی کنیم و به مرحله اطمینان از حضور برسیم و باز هم ببینیم واقعا سیصد نفر تأیید قطعی کردند، ما برای سیصد نفر تدارک می بینیم. صدتا اضافه می کنیم و از امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف کمک می گیریم و بودجه آن هم فراهم می شود ولی به دویست نفر، حتی با یک ریزش پنجاه نفری می رسیم.
دوستی فرمودند: من هم واقعا دیدم شیطان برای نیمه شعبان واقعا برنامه های محکمی می ریزد و قبل برنامه خیلی باید استغفار کنیم.
بله استغفار هم راه حل فوق العاده ای است. یا توسل به امامزاده یا امام رضا علیه السلام یا هر کدام از اهل بیت علیهم السلام که دسترسی داریم و توسل می کنیم که ما می خواهیم جشنی برای نیمه شعبان بگیریم و شما کمک کنید. خیلی مهم است و شاید اشتباه من این است که در این فرآیند توسل را نیاورده ام.
حتما باید این فرآیند را اصلاح کنم و اولین گام را توسل قرار بدهم. اولین مرحله خدمت کردن، اجازه گرفتن و توسل است.
بروم خدمت امام رضا علیه السلام و عرض کنم آقا من می خواهم برای فامیل های خودم و برای صد نفر آن ها یک جشن بگیرم و در آن جشن از امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف برای آن ها حرف بزنم. این نیت من است و شما توفیق آن را فراهم کنید. در این زمان در مقابل یک شیطان قوی یک امام رضای قوی و یک امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف را داریم که با خواندن زیارت آل یاسین به ایشان توسل کنیم.
بگویم یا صاحب الزمان؛ من می خواهم به شما خدمت کنم و تصمیم قطعی دارم ولی به کمک شما احتیاج دارم. شما قدرتمندتر از شیطان هستید. شیطان می خواهد جلوی راه من سنگ بیاندازد اما شما حِسنِ حَصین هستید و شیطان در این حِسن حَصین نمی تواند کاری انجام بدهد و من می توانم کار خود را به بهترین شکل انجام بدهم.
مرحله پنجم اطمینان از حضور است.
بعضی وقت ها شاید بد به نظر برسد اما روز قبل از مراسم زنگ می زند و می گوید حقیقتا یک تعداد محدودیت صندلی داریم و ده نفر هم متقاضی شرکت در برنامه را داریم. می خواستم بپرسم حضور شما قطعی است دیگر که برای این ده نفر برنامه ریزی کنیم؟ شاید جنبه بدی داشته باشد اما به این شیوه کار را محکم کرده ام. مثلا می گویند بله من حتما می آیم یا می گوید نه من پنجاه – پنجاه هستم. پس در آمار خود می فهمیم یک نفر پنجاه درصد ممکن است بیاید و می گوییم من صندلی را برای شما نگه می دارم.
روش های دیگر اطمینان از حضور، مثلا برای مهمانانی که رودربایستی نداریم، می گوییم ما تدارک شام دیده ایم. اگر برنامه شما قطعی است. به بنده بگویید چون می خواهیم شام تدارک ببینیم، آمار قطعی از همه می گیریم تا شام را سفارش دهیم. یعنی هنوز سفارش نداده ایم و با هماهنگی از افراد سه یا چهار روز قبل از مراسم می خواهیم سفارش شام بدهیم. فرد با خود می گوید: بندگان خدا با این قیمت ها می خواهند هزینه کنند و شام سفارش بدهند. زمانی که می گوید می آیم، حتما می آید یا اگر گفت شاید نتوانم بیایم، من را حذف کنید، یعنی این شخص برنامه داشته است که نیاید. در بعضی مواقع در کارت دعوت قید می شود چنانچه افتخار میزبانی شما را نداریم، لطفا قید بفرمایید. دوستی فرمودند: زشت است ولی کار خوبی است.
در بعضی از فضاها ممکن است افراد ناراحت هم بشوند ولی باید خیلی با احتیاط انجام بشود. البته برخی روش ها هم اصلا بد نیست.
مرحله آخر بازخوردگیری و ارزیابی است.
برنامه ریزی کرده ایم که در مراسم سیصد نفر بیایند و ششصد نفر دعوت کرده ایم و پنج مرحله رفته ایم. در روز برنامه بر اساس اطمینان از حضور خود، قرار بوده است سیصد و بیست نفر حاضر شوند ولی دویست و پنجاه نفر حضور پیدا کرده اند. هفتاد نفر نیامده اند. اگر قرار است ادامه بدهیم و مجالس دیگری داشته باشیم و در دعوت متخصص و موفق شویم، باید بازخورد داشته باشیم.
تمام کارهای ما باید data driven یعنی براساس داده و آمار، عدد و رقم باشد. بدون برنامه ریزی نگویم مردم خیلی بد قول هستند. هفتاد نفر قول داده اند و ذکر کردیم، شام تدارک دیده ایم، بی انصاف ها مگر شما دین ندارید. در مخاطبین هفتاد نفر بی دین داشته ایم. این یک دیتای غلط تصور ذهنی ماست. هفتاد نفر نیامده اند و شماره آن ها را دارید و همچنین آمار حاضرین را هم دارید. به صورت آزمایشی به ده نفر از این افراد زنگ بزنید تا ببینید چرا نیامده اند؟
یک نفر می گوید ما در ترافیک گیر کردیم.
– در راه تصادف کردم.
– یک اتفاقی برای بچه من افتاد، مجبور شدم در خانه بمانم.
– قرار بود مادرم بچه من را نگه دارد، یک دفعه مادرم گفت من نمی توانم بچه را نگه دارم، باید بیرون بروم.
می بینیم ۱۰ نفر آمار گرفتیم، اصلاً آن چیزی که ما فکر می کنیم، نیست. این ۷۰ نفر واقعاً بدقولی نکرده اند. برای آنها مسائل فورس ماژور پیش آمده است و اصلا دیتاهای ذهنی ما را عوض می کند که می دانیم پس از این به بعد باید از هر ۳۲۰ نفر، مثلا ۶۰ تا ۷۰ نفر فورس ماژور را در آمار خود پیش بینی کنیم. پس پیش بینی می کنیم.
پس بازخوردگیری و ارزیابی خیلی مهم است. حتی از کسانی که آمدند، این ۲۵۰ نفری که آمدند را زنگ می زنیم و می گوییم: در بحث دعوت، شما به دعوت ما از ۱ تا ۱۰ چه نمره ای می دهید؟ آیا دعوت ما برای شما اذیت کننده بود؟ یعنی جایی بود که شما احساس اذیت کنید؟ مثلا حال شما خوب نباشد و احساس کنید که خیلی داریم وقت شما را می گیریم یا پیام زیادی به شما دادیم؟ یا نه راضی بودید؟ شما از ۱ تا ۱۰ به ما چه امتیازی می دهید؟ چه مقدار شیفتگی برای حضور در مراسم در فرآیند دعوت ما برای شما اتفاق افتاد؟ خود مخاطب یک عدد به شما بدهد. می گوید واقعا ۱۰۰ درصد شیفته بودم بیایم. یکی می گوید ۷۰ درصد، یکی می گوید اصلا شیفتگی نبود، ۱۰ درصد بود.
می خواهم بگویم که گاهی اوقات در این فرآیند، می بینیم مراحل درست انجام می شود یا غلط انجام می شود؟ تصور ما این است که درست انجام می شود اما درست انجام نمی شود. این خیلی مهم است.
سؤالی فرمودند: یعنی ما که به جهت احتیاط بیشتر در نظر می گرفتیم، از این به بعد باید کمتر لحاظ کنیم؟ ببینید در این فرآیند به یک جایی می رسیم که عددهای ما نسبتا دقیق تر می شود و باعث می شود ما کمتر هزینه اضافه کنیم. من منظور شما را می فهمم. مثلا شما می گویید ما همیشه ۲۰۰ نفر دعوت می کنیم، پیش بینی می کنیم مثلا با ۱۵۰ نفر هم قطعی می کنیم که بیایند اما همیشه ۳۰ نفر بیشتر در نظر می گیریم که ممکن است بیایند یا نیایند. مثال می زنم. در این فرآیند در این دیتا و آماری که به دست می آوریم، کمی آمارها دقیق تر می شود. یعنی مقداری هزینه های اضافی ما کم می شود. یعنی شما واقعا من خودم تن و بدنم می لرزد. در شرایطی که ما الان هستیم، یک شام معمولی فکر کنم ۵۰ یا ۱۰۰ تومان هست. یک شام معمولی! بعد ما می خواهیم الکی بگوییم ۳۰ نفر اضافه تدارک ببینیم. ۳۰ تا ۱۰۰ تومان یعنی ۳ میلیون تومان هزینه اضافه به جشن تحمیل می کنیم که آیا بیایند یا نیایند. خب همین را مطمئن شویم و این ۳ میلیون را جایزه بگیریم، بدهیم به مخاطب که جشن را جذاب تر کنیم، درست است؟
یکی از خانم ها می گویند: این فرآیند برای مراسم های بزرگ کاربردی نیست. نه برای مراسم های بزرگ هم کاربردی است. الان می روم روی پاورپوینت و به شما می گویم که چطوری در مراسم های بزرگ کاربردی است. این موارد همه در اسلایدهای بعدی توضیح داده می شود. من خیلی دوست دارم که این موارد بصورت کامل و جامع گفتگو شود و ان شاءالله می خواهم از گروه سفیران تقاضا کنم که این فیلم را بصورت عمومی نشر بدهند که افراد بتوانند در دعوت های خود استفاده کنند و ما هم فیلم آن را برای دوستان و آشنایان و کسانی که فکر می کنیم مراسم خوبی دارند و به این محتوا نیاز دارند، منتقل کنیم. و بدانید که یکی از بحث های ما در این کارگاه مراسم های بزرگ است و ان شاءالله در مورد آن مفصل صحبت خواهیم کرد. سعی می کنم مثال هایی که می زنم، روی هر ۲ طیف بزنم؛ هم مجالس بزرگ و هم مجالس کوچک. مثلا یک مجلس ۱۰۰۰ نفره که در پارک می خواهد برگزار شود یا یک مجلس ۱۰۰ نفره که در خانه بصورت فامیلی اجرا شود.
اولین مرحله فرآیند دعوت که دیدیم، تعیین مکان، زمان و مخاطب بود. در بحث تعیین زمان، مکان و مخاطب اولین موضوعی که وجود دارد، این است که ما باید ۳ موضوع را مشخص کنیم.
۱- محل مراسم ما کجا باشد؟ مثلا فرض کنید در مشهد اگر کسی در هتل قصر طلایی که یک هتل خیلی مجلل نزدیک حرم امام رضا علیه السلام است، جشن بگیرد (یا بهتر بگویم بیاید مثلا در یک هتل نزدیکتر حتی) برای مکان خیلی هزینه کرده، یک سالن خیلی مجلل یک مراسم خیلی مجلل گرفته اما واقعیت این است که آن مکان برای مشهدی ها جای پارک ندارد. تعارف هم نداریم. با فرض اینکه هتل جای پارک خود در اختیار قرار ندهد.
۲- دوم اینکه آن مکان برای مشهدی ها دور است. عمده مشهدی ها نزدیک حرم زندگی نمی کنند. یا مثلا ممکن است آن مخاطبی که شما انتخاب می کنید، مثلا مخاطب خانم ها و آقایان جوان باشند، خانم ها و آقایان جوان در مشهد معمولا سمت وکیل آباد و الهیه و قاسم آباد و آن اطراف زندگی می کنند.
مثلا فاصله این افراد تا محل جشن شما ۴۵ دقیقه تا ۱ ساعت است. حالا من مثال مشهد را می زنم، چون خودم مشهدی هستم. واردتر هستم وگرنه شما شهر خود را در نظر بگیرید. اینجا بحث مکان و فاصله خیلی مهم است. طرف می گوید من باید ۱ ساعت یا ۴۵ دقیقه در راه باشم تا به هتل قصر طلایی برسم، اصلا نمی روم. برای ۱ ساعت و نیم برنامه، ۱ ساعت برویم و ۱ساعت برگردیم، ۲ ساعت رفت و برگشت. شاید یکی از مخاطبین تأیید کنند که در تهران همینگونه باشد. شاید خیلی مهم است. مثلا جشنی که ما می گیریم، آمار مخاطبین را گرفتیم دیدیم خانه های اکثر این افراد برای مثال نزدیک میدان خراسان است. بعد ما محل جشن را مثلا تجریش تعیین می کنیم. هر کدام از این افراد باید یک و نیم ساعت در راه باشند. یک و نیم ساعت رفت، یک و نیم ساعت برگشت. اصلا منطق ندارد. می خواهد ۳ ساعت برود و بیاید برای یک جشن یک و نیم یا ۲ ساعته. پس محل و انتخاب مکان بسته به مخاطبی که داریم، خیلی مهم است. مکانی باشد که دسترسی به آن راحت باشد.
یکی از شاخصه های دیگر زمان مناسب است.
نگاه می کنیم، می بینیم دقیقا ساعتی که ما انتخاب کردیم، بازی استقلال و پرسپولیس است. مخاطب ما هم برای مثال قشر جوانان است. حالا یا خانم یا آقا؛ بیشتر آقایان درگیر این بازی هستند. بازی استقلال پرسپولیس است، بازی بارسا با رئال مادرید است. جشن را در آن زمان گذاشتن، اشتباه است. اگر مخاطب شما جوان است، ریزش خواهد داشت. پس موضوعی که خیلی مهم است، این است که ما در رابطه با زمان برگزاری، چه موقعی می خواهیم جشن را برگزار کنیم؟ مثلا من شنیدم در تهران اکثرا افراد روزهای پنجشنبه تعطیل هستند. مراسمی که مثلا ظهر پنجشنبه برگزار شود، شاید خیلی از افرادی که حتی شاغل باشند، امکان حضور داشته باشند. پس می تواند یک زمان مناسب باشد. یا مثلا فرض کنید در فرهنگ بندر ماهشهری ها، این است که جمعه ها کنار دریا می روند. (دارم مثال می زنم) اگر ما مراسم خود را جمعه بگذاریم، آسیب می خورد. جمعه برای ما خوب نیست. مثلا در فرهنگ مشهدی ها این است که چهارشنبه ها بیشتر زیارت امام رضا علیه السلام می روند. چون معمولا روز زیارتی و روز مخصوص حضرت رضا علیه السلام است. ما اگر مراسم خود را روز چهارشنبه بگذاریم، شاید آسیب بخورد. پس بنا به فرهنگ مخاطب در شهرمان، هر چیزی که هست، باید تصمیم بگیریم که چه زمان مناسبی را انتخاب کنیم. انتخاب زمان در فرآیند دعوت خیلی مهم است.
چند مثال دیگر بزنم. مثلا مخاطب ما خانم های خانه دار هستند. مثلا این اشخاص ظهر درگیر بچه و بچه داری هستند، مثلا تا ساعت ۵ یا ۶ همسرشان می آید و بچه را نگه می دارد، خب جشن برای آن ها در ساعت ۵ تا ۷ خیلی بهتر از ساعت ۱۱ تا ۱ ظهر است. برای مثال عرض می کنم. یا نه نگاه می کنیم، می بینیم اکثرا خانه دار هستند. اکثرا بچه ندارند. اتفاقا ۱۱ تا ۱ ظهر خیلی زمان خوبی است. چون بعد از ظهر خانم می خواهد با همسر خود باشد و ما در ساعتی که در خانه تنهاست، او را دعوت می کنیم به جشن بیاید و استقبال بیشتری می شود.
نکته بعدی مدت مراسم است. برای مراسم خود چه زمانی را قرار می دهیم؟ آقا زمان جلسه ما ۲ ساعت است. جشن ما یک و نیم ساعت یا مثلا ۳ ساعت است. جشنی که ۵ ساعت است، نمی شود از حاج خانمی که مثلا بالای ۴۰ یا ۵۰ سال سن دارد، توقع داشت به جشن ۵ ساعته بیایند. بنا به مخاطبی که داریم، مدت زمان مراسم را باید تنظیم کنیم و مدت مناسب را انتخاب کنیم. اگر مراسم ما آنلاین است، زمان ها باید کوتاه باشد.
مراسم آنلاین بیشتر از یک ساعت و نیم، دو ساعت کشش ندارد. مراسم حضوری که بیشتر و در همین مرحله باید مخاطب مان را دقیق انتخاب کنیم. موضوع انتخاب مخاطب، موضوع خیلی مهمی است. در علوم مدیریت بحثی که خیلی مهم است، بحث پرسونای مخاطب است. می گویند مخاطب شما چه شکلی است؟ یعنی در یک کسب و کار اگر لباس می فروشید، مخاطب شما چه نوع افرادی هستند؟ اگر لباستان گران است، مخاطب شما خانواده هایی هستند که درآمدشان بین فلان قدر تا فلان قدر است. در فلان منطقه شهر می نشینند. به این شکل سعی سر می کند جزئیات بیشتری در مورد مخاطب به دست بیاورد. واقعاً جشنی که برای خود مخاطب تعیین نکند و مخاطب خود را محدود نکند، به نظر من اشتباه است. الزاما این نیست که همه باید یک سن باشند. ممکن است مخاطب ما اعضای فامیل باشند. از ۱۰ تا ۵۰ ساله، خانم و آقا ولی همه یک نقطه مشترک با هم دارند. همه خانواده مثلاً رئیسی هستند یا همه خانواده احمدی هستند، درست؟ این ها با هم یک نقطه مشترک و یک ارتباط نزدیک دارند. فضای جشن، فضای صمیمی است. درست است که آن بچه ده ساله هم هست، آن ۵۰ ساله هم هست اما جشن در می آید. چون در واقع آن صمیمیت وجود دارد. نکته ای که خیلی مهم است و باید خیلی به آن توجه شود. این است که مخاطب مان را انتخاب کنیم. چند مثال بزنم، ذهنتان باز شود. من می خواهم جشنی برای پزشکان بگیرم. این ها در بقیه آیتم ها هم تأثیر دارد. جشن من مخصوص پزشکان است و قرار است بیست پزشک را دعوت کنم. چه ساعتی نمی توانم بگیرم؟ ۴ تا ۶ بعد از ظهر نمی توانم بگیرم. همه اینها مطب دارند. قطعاً باید جشن را ساعت ۸ تا ۱۰ شب که مطب ها تعطیل شود، بگیرم. جشنی که می خواهم بگیرم، برای معلم هاست. وقت معلم ها همه روزهای هفته پر است و پنجشنبه ها آزاد هستند. پنجشنبه ها مدارس تعطیل است. خب می توانم روی پنجشنبه تمرکز کنم. دقت کنید، حرف این است دقیقا مخاطب من چه کسانی هستند؟ و رفتارهای این افراد و پرسونای این مخاطب چیست؟ پرسونای مخاطب یعنی ویژگی های این مخاطب چیست؟ مثلاً آیا اینها ماشین دارند یا نه؟ وقتی می گوییم پرسونای مخاطب، یعنی ویژگی های مشترک بین همه آنها. می خواهم بیست نفر از دوستانم را دعوت کنم. پرسونای مخاطب من این است؛ فرض کنید این ها مرد هستند، متأهل هستند، کارمند هستند. حالا ممکن است یک نفر بین این ها باشد که کاسب باشد ولی پرسونای مخاطب معمولاً ویژگی های کلی این مخاطبان است. پرسونای مخاطب را باید درآوریم. بر اساس پرسونای مخاطب، تمام مسیر ما چیده می شود. اگر پرسونای مخاطب ما مشخص نباشد، کار سخت می شود. مثلاً در پارک محله مان قرار است جشن بگیریم. در این جشن قرار است هزار نفر شرکت کنند. پرسونای مخاطب این است که همه این اطراف زندگی می کنند. وضع مالی همه آن ها در سطح متوسط است. چون منطقه متوسط نشین است. نه خیلی پولدار نشین است و نه خیلی فقیر نشین، همه خانواده هایی با یک یا دو بچه هستند. فرض کنیم که همه مانتویی هستند. خوب دقت کنید دارم پرسونای مخاطبم را مشخص می کنم که عموم این ها چه ویژگی هایی دارند. این ویژگی ها را وسط می آورم و بر اساس این ها تصمیم می گیرم. مثلاً فرض کنیم که فرهنگ آن ها این است که مثلاً خانم و آقا دوست دارند کنار هم و خانوادگی بنشینند. پس من می آیم در مجلس میز می گذارم تا هر خانواده دور یک میز بنشیند. اینکه خانم ها و آقایان را از هم جدا کنم، در فرهنگ این ها کمی برایشان سخت است و شاید در مجلس اذیت شوند. مثلاً خانم از همسرش جدا باشد یا بچه ها از پدر یا مادر جدا باشند. پس بر اساس پرسونای مخاطب من تصمیم می گیرم کارهای مجلسم را چگونه تنظیم کنم و بر چه اساسی و چه اتفاقاتی را رقم بزنم. ما در بحث مخاطب از یک نگاه هم می توانیم دو نوع دسته بندی داشته باشیم. به این معنا که مخاطب ما عمومی است یا خصوصی؟ مثال پزشکان که گفتم مخاطب خصوصی است، در مثال پارک، مخاطب عمومی است. ما عمومی دعوت می کنیم. کلاً در بحث عمومی دعوت کردن، معمولاً بنر و یا آگهی در نانوایی محل و. .. می زنیم، اما در خصوصی یعنی آدم های خاصی مدنظرمان است. معمولاً جشن های بزرگ، شامل جشن عمومی می شود. مثلاً من می خواهم جشن عمومی در بین همسایگان کوچه خودمان بگیرم. تک تک خانه ها را در می زنم، دعوت و پرزنت شان می کنم و می گویم که جشن داریم و دعوتشان می کنم. این می شود مجلس عمومی. یعنی الزاما موبایل های این ها را من ندارم. الزاماً اسم و فامیل های شان را نمی دانم. یک مقدار کار عمومی است. اما اگر همین یک مجلسی بشود که فارغ التحصیلان رشته مدیریت ام بی سال فلان که با من هم کلاس بودند.
مجموعه بیست، سی نفر از افرادی هستند که من شماره موبایل هایشان را دارم. می خواهم این ها را در جشن خاطره بازی فارغ التحصیلان به مناسبت نیمه شعبان دعوت کنم.
نکته بعدی، هدف گذاری برنامه است.
نوشتن سین برنامه، من چند مورد را تأکید کنم. اساساً هدف گذاری در مراسم خیلی مهم است. ما نمی توانیم راهی را طی کنیم که در آن هدف مشخص نباشد. فرض کنید ما می خواهیم جشنی بگیریم که هدف ما این است که افراد را به مراسمی دعوت کنیم.
دوستی پرسیده اند عمومی، گروه خاص و همه چه فرقی می کند؟ برای مثال در جشن عمومی برای افرادی که در یک محله برگزار می شود، می آییم افراد خاصی را دعوت می کنیم. مثلاً فقط مردهای این خانواده را دعوت می کنیم یا مثلاً خانم هایشان را در یک مجلس زنانه دعوت می کنیم. این ها گروه خاصی هستند که دعوت می کنیم. یک وقت هم هست که دعوت برای همه است. همه جنسیت ها بیایند، فرقی نمی کند. غرفه کودک در این جدول ما جا دارد یا ندارد؟ بله جا دارد. برایتان جزء عواملی که در تذکرات هست و جزء عواملی هست که در نکات پایانی هم روی آن تأکید کردم یکی از عواملی که می تواند موانع حضور را کم کند. فرض کنیم جشنی می گیریم که به افراد بگوییم که امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف پناهگاه خوبی هستند. در مشکلات می توانیم به امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف پناه ببرید، هدف مراسم ما این است. مخاطبی هم که انتخاب کردیم، فرض کنید من آقای دانشجویی هستم. همکلاسی های دانشگاه را مخاطب قرار می دهم. مثلاً ۵۰ یا ۶۰ نفر خانم و آقای همکلاسی های دانشگاه من مخاطب این جشن هستند. حالا با خانواده یا بدون خانواده هایشان. یا ممکن است مثلاً محدود کنم و بگویم مجلس مختلط نیست و قرار است مجلس مردانه برگزار شود. مثلاً ۳۰ نفر آقا که هم دانشگاهی من و مخاطب خاص هستند و من قرار است که به آن ها این پیام را منتقل کنم که در مشکلات می شود به امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف پناه برد. اولین قدمی که می توانم بردارم، این است که یک اسم مرتبط برای جشنم بگذارم، آقا شما برای جشن جان پناه دعوت شده اید.
اسم خیلی مهم است. خود اسم در ذهن افراد می ماند.
مثلا شما به جشن جان پناه دعوت شده اید و چون هدف مراسم من این است، مخاطب و مکان را بر اساس این هدف انتخاب می کنم. ممکن است مکان جشن من روی کوه باشد.
کوهی مثل کوه سنگی مشهد را انتخاب می کنم، مجوز می گیرم و مراسم را آن جا برگزار می کنم. بالای کوه می گویم وقتی از کوه بالا می آمدید، اگر دره خطرناکی بود و ممکن بود بیفتید، چه کار می کردید؟ به پناهگاه پناه می بردید؟
مراسم را در محلی قرار می دهم که بتوانم محتوا را منتقل کنم. پس هدف مراسم در انتخاب مکان اثر دارد و دعوت من وابسته به انتخاب مکان است. هر محتوایی که انتخاب می کنید را می توان با این نوع ایده ها پیش برد. مثلا می خواهید مخاطب با امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف دوست شود. محیط جشن را می توانید بر مبنای دوستی و قلب و رنگ قرمز و فضای شبیه به ولنتاین طراحی کنید. جایی را با چنین دکوری برای محل برنامه انتخاب کنید. می گویید قلب های قرمز و بزرگی که می بینید را همیشه در فضای دوستی و رفاقت دیگری تصور کرده ایم، امروز می خواهیم با دوستی جدید آشنا شویم. امروز می خواهیم با امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف دوست شویم. مفهوم تمام این قلب های قرمز امروز چیز دیگری است. این همه گل های رز قرمزی که در محل جشن می بینید را امروز نمی خواهیم به همسر و مادر و پدرمان هدیه دهیم. می خواهیم این گل ها را به امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف هدیه دهیم. محتوای جشن ما روی انتخاب مکان ما تأثیر دارد و دعوت ما وابسته به این پروسه انتخاب مکان است.
هدف گذاری خیلی مهم است.
در بحث اطلاع رسانی و نکاتی که می خواهیم به مخاطب منتقل کنیم، مهم است سین برنامه را بدانیم.
مثلا در بخشی از برنامه ما، جناب آقای استاد زرین حضور دارند. ذکر کردن نام ایشان باعث جذب مخاطب برای ما می شود. در بخشی از برنامه مداح بزرگ اهل بیت علیهم السلام حضور دارند. (خدا مرحوم حسن جمالی را رحمت کند) در بخشی از برنامه، زیارت مجازی از حرم امام حسین علیه السلام یا سامرای معلی خواهیم داشت. فردی تماس تصویری می گیرد و همه ما وارد آن صحن و سرای حرمین عسکرین و منزل پدر امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف وارد می شویم.
پس سین برنامه مهم است و تعیین آن جزء کارهایی است که باید در این مرحله بعد از انتخاب مکان و زمان و هدف برنامه انجام شود.
مثلا می گوییم در چه بازه زمانی دعا، در چه بازه زمانی قرائت قرآن، بحث کارشناسی، تئاتر، دکلمه، مسابقه و جوایز را خواهیم داشت. سین برنامه در این مرحله باید نوشته شود و نباید برای مرحله بعد بگذاریم.
مرحله دوم کاری ما، اطلاع رسانی است.
در این مرحله؛ هدف این است که به افراد بگوییم چه برنامه ای در چه ساعت و زمان و مکانی داریم. یک اطلاع رسانی اولیه انجام می دهیم. اولین اطلاع از مجلس است که ما می دهیم و به مرور هرچه جلوتر می رویم، آن را وسیع تر می کنیم. دو شاخص مهم در اطلاع رسانی داریم:
۱- روش های اطلاع رسانی
۲- ابزار اطلاع رسانی
اطلاع رسانی می تواند حضوری یا مجازی انجام شود. حضوری یعنی بنر در سطح شهر بچسبانیم یا پوستر در نانوایی محل نصب کنیم یا کارت دعوت و پک دعوت بدهیم یا حضوری درِ خانه ها دعوت کنیم. هر چیزی خارج از فضای مجازی را می توانیم اطلاع رسانی حضوری در نظر بگیریم که اثرگذار است و اهمیت بالایی دارد. بدانید که جنگ ما در این مسیر سرِ این است که کارمان در دعوت خیلی شبیه تبلیغات است. در تبلیغات کسی موفق است که بتواند متفاوت و خاص عمل کند. مثلا فرض کنید کسی مثل اپلیکیشن باسلام، می آید و شعار باسَلااااام! را در تلویزیون تبلیغ می کند. یا عالیس می گوید: دوغشو بدم؟ شیرشو بدم؟ همه شو بدم؟!
این یک عبارت خاص است ک یک کار خاص می کند و این کار خاص باعث می شود تبلیغات عالیس در ذهن ما بماند، ولی ممکن است تبلیغات کاله خیلی در ذهن ما نمانده باشد. با این که تبلیغات زیادی داشته، اما خاص بودن را نداشته است. خلاقیت و اتفاقی که رقم می زنیم، ما را ممتاز می کند.
بیایید خلاقیت را با دعوت مقایسه کنیم. امروزه ما بمباران تبلیغاتی می شویم، گوشیمان را که برمی داریم پر از پیام های تبلیغاتی است. از در خانه که بیرون می رویم، پر از تبلیغات بیلبوردها و تلویزیون های شهری است. پشت تمام ماشین ها تبلیغات است. سردرِ مغازه ها تبلیغات است. پس کسی موفق است که بتواند کاری کند تبلیغاتش بیشتر یا بهتر دیده شود. دعوت هم همینطور است.
امروز که بیدار می شویم، به صد کار دعوت می شویم. الزاما این دعوت حضور در یک مجلس نیست، می تواند دعوت به انجام کاری باشد. بیا جنس من را بخر! بیا این کار با بکن! بیا آن کار را بکن!
گاهی هم به مجالس و برنامه های مختلف دعوت می شویم.
در خیابان راه می رویم، نوشته مجلس آقای فلانی منبر، فلانی مداح فلانی … می گوییم چه مجلس خوبی! همین را برویم. کمی جلوتر که می رویم، می بینیم مراسم دیگری است. مثلاً پیاده روی به جمکران. می گوییم این مجلس را برویم. برنامه های متعددی هست که به آن دعوت می شویم. گاهاً مربوط به نیمه شعبان و حتی نامربوط به نیمه شعبان است. و آن برنامه ای در نیمه شعبان موفق است که بتواند متمایز عمل کند و به نوعی خودش را بیشتر و بهتر نشان دهد. بنابراین اگر قرار است مجلس عمومی بگیرید، در بسیاری از موارد لازم است که بیشتر دیده شوید. این نیست که بگوییم ما پوستر را در نانوایی ها چسباندیم.
پس بنر چه شد؟ اس ام اس منطقه ای چه شد؟ یعنی روش های مختلف را در بحث اطلاع رسانی استفاده کنیم. این نیست که فقط به یک روش اکتفا کنیم. باید بیشتر دیده شویم تا بیشتر در ذهن افراد بمانیم تا امکان حضورشان بالا برود.
پس بحث بیشتر دیده شدن است. برای مثال برای بهتر دیده شدن، کاری می کنیم که همه پوسترهایی که در نانوایی می زنند، شکل خاصی ندارد یا حتی یک جمله خاص ندارد. مکان، زمان، سخنران و … اما روی پوسترمان بزرگ نوشتیم: لطفاً به این مجلس نیایید. در خط زیر آن نوشتیم مگر اینکه عاشق امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف باشید. این می شود متمایز عمل کردن، خلاقیت به خرج دادن. یعنی بین همه آن پوسترها، پوستر ما بیشتر دیده می شود. چرا؟ چون یک شعار خاص و یک جمله زرد بیشتر دیده می شود.
پس روش های اطلاع رسانی برای برنامه حضوری که خیلی متنوع است. در بحث مجازی هم همینطور. مثلاً در بنر دعوتمان یک زیرنویس بگذاریم و در اینستاگرام قرار دهیم. مجلس عمومی است، دوست داریم که آدم های بیشتری بیایند. در کدام شبکه ها بگذاریم؟ در همه شبکه ها. در واتساپ، در اینستاگرام. .. همه جا بگذارید. اگر مجلستان عمومی است اما اگر مجلس اختصاصی است و من مخاطب خاص هستم، اگر پیام را در تلگرام می گذارید، در واتساپ هم بگذارید، ایراد ندارد. شاید من تلگرام را دیر چک کردم اما واتساپ را زودتر دیدم. اگر اینستاگرام من را هم دارید، در دایر کت من قرار بدید. اطلاع رسانی است دیگر. بعد تازه می توانیم فیدبک هم داشته باشیم. مثلاً برای فلان آقا هم در تلگرام، هم واتساپ و هم اینستاگرام فرستادیم. اصلا تلگرامش را ندیده، واتساپ را دیده، جواب نداده است. اینستا را هم دیده و هم جواب داده؛ معلوم می شود که ایشان بیشتر در اینستا است. پس ادامه کارهایی که می خواهیم در مراحل بعدی انجام دهیم، در اینستا با ایشان جلو ببریم. اینطوری فیدبک هم به ما می دهد. گاهی اوقات در فضای مجازی یک فایل صوتی درست می کنیم؛ مثلاً یکی از دوستان من در فضای مجازی یک فایل صوتی درست کرد که خیلی جالب بود. گفته بود که: سلام. من فلانی هستم. می خواهم شما را به جشن نیمه شعبان دعوت کنم. این جشن این ویژگی ها را دارد که فایل یک دقیقه و نیم بود و در شبکه ها همه برای دوستانی که مدنظر داشت دعوت کند، فرستاده بود.
اینجا تکنیک هایی هم هست، به دلیل اینکه که خیلی عمومی می خواهیم دعوت کنیم و در شبکه های اجتماعی می زنیم. برای همه دوستان و آشنایانمان، آدرس را نمی دهیم و می گوییم چنانچه تمایل دارید در این جشن شرکت کنید، روی لینک زیر بزنید تا ثبت نام کنید. اطلاعات آن را مثل اسم و فامیل را بزند تا ما افراد ثبت نامی را در پروسه فرایند بگذاریم. اینجا یک قیف بزرگ از آدم ها داریم که شبیه همان قیف بازاریابی است که آدم های زیادی را پرزنت می کنیم تا بیایند و در مجلس ما دعوت شوند ولی بخش کوچک که پایین تر می آیند تا فرم را پر کنند و بخش کمتری پایین تر می آیند که از حضور آن ها مطمئن هستید، پیامک تأییدیه مثلاً شماره ۱ را می فرستند و در نهایت حتی بخش کمتری در مجلس حاضر می شوند. این اتفاق در فرآیند دعوت کاملاً شبیه بازاریابی است که مثلاً شما این تبلیغات را می کنی، آدم های زیادی تبلیغات شما را می بینند. بخشی در گوگل شما را سرچ می کنند، بخشی در سایت شما ثبت نام می کنند. بخش کمتری واقعاً خرید می کنند. ثبت نام می کنند ولی خرید نمی کنند. این دقیقاً شبیه فرآیند دعوت هست.
در بحث مجازی، گاهی می توانیم کلیپ های تصویری کوتاه درست کنیم. مثل کلیپ های دایره ای. کلیپ های دایره ای کمتر در تلگرام ارسال می شود. ما دایره ای درست کنیم و بفرستیم و معمولاً آقایان بیشتر می توانند انجام بدهند. برای خانم ها کار کمی سخت می شود. ولی حتی خانم ها آقایی را می آورند و برای مجلس شان دعوت را آماده می کنند. شاید برای خانم ها اصلاً جالب نباشد و متنی بتوانند یک ویدئو درست کنند. یک سرود قشنگ درباره امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف در کلیپشان آماده می کنند و این را نشر می دهند. در آن مکان و زمان را هم گفتند و دعوتشان را انجام دادند.
اینجا می توانیم متنوع فکر کنیم و مسابقه داشته باشیم. یکی از راه هایمان می تواند طراحی یک مسابقه باشد. مثلاً می گوییم کسانی که دوست دارند در این مجلس شرکت کنند، یک مسابقه هم داریم که جایزه آن سه سفر زیارتی مشهد مقدس است. خود این اطلاع رسانی است که در محله انجام می دهیم و باعث جذب مخاطب ما می شود. پس می گوییم اگر دوست دارید در قرعه کشی مشهد شرکت داده شوید، اینجا ثبت نام کنید. در جشن حاضر شوید.
ابزارهای اطلاع رسانی چیست؟
۱- تماس تلفنی: روش سنتی و قدیمی که هنوز کارساز، مؤثر و هنوز از مؤثرترین هاست. الو، سلام احمدجان! من دو روز پیش یک پیامک به شما دادم. روی تلگرام و واتساپ هم فرستادم، دیدم که شما ندیدی. می خواستم به جشنی که هفته آینده ساعت ۱۰ تا ۱۲ شب هست، دعوت کنم. دوباره پیامک یادآوری و آدرس را هم می فرستم. ان شاءالله با خانواده تشریف بیارید. خداحافظ شما.
الان خیلی از دعوت های مجالس عروسی و. .. با همین تماس تلفنی انجام می شود که موفق هم هست.
این دعوت تلفنی گاهی دستی است، گاهی اتومات. یعنی چه؟
یعنی یکسری سامانه های پیامکی معمولاً این امکان را می دهند که شما یک صوت می دهید، تلفن زنگ می خورد و آن پیامک پخش می شود: سلام، شما به جشن پارک احمدآباد مشهد مقدس دعوت شدید. این مراسم با حضور آقای فلان برگزار می شود. در این مراسم میزبان شما هستیم. همراه با قرعه کشی کربلا، همزمان با جشن میلاد امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف و اهداء جوایز و همچنین برنامه مجزا برای کودکان و … مسائل مختلف را بیان می کنیم.
پس تماس تلفنی می تواند اتومات باشد و دیگر لازم نیست که الزاماً خودم دستی تماس بگیرم. در برنامه های عمومی معمولاً از اتومات استفاده می شود. زیرا نمی توانیم به هزار نفر که در این منطقه زندگی می کنند، تک تک تماس بگیریم. یک تماس اتومات تلفنی مثل کاری که برای شرکت گاز و غیره هست، تدارک می بینیم. برای مخاطبینی که در این منطقه زندگی می کنند.
و از یک طرف بحثی که داریم، برای کسانی که تعدادشان کمتر و جشنشان خصوصی تر هست، نفر به نفر تماس می گیریم و خیلی مؤثر هست. مخصوصاً که از موبایل خودمان این تماس برقرار شود یا از تلفن منزل خودمان که شماره بیفتد و ما را بشناسند و احوالپرسی می کنیم و دعوت می کنیم. خیلی اثرگذار است.
۲- پیامک یا اس ام اس: یا از طریق موبایل و یا سامانه انجام می شود.
از طریق موبایل:
نرم افزارهایی هست که به صورت گروهی پیام را از طریق موبایل می فرستد. خیلی توصیه نمی شود چون در حال حاضر خطوط همراه اول و ایرانسل روی این نرم افزارها حساس شده اند و در واقع خط را می سوزانند. به این صورت که شما اگر با خطی ۴۰۰ پیام بدهید، ممکن است خط شما بسوزد.
بهتر است برای پیامک از خود گوشی استفاده شود. به این شکل که با استفاده از گوشی، ما گروه تشکیل می دهیم و سپس پیامک را می فرستیم. به این شکل که مثلا ما یک گروه ۵۰ نفری تشکیل می دهیم و یکباره تمام پیام ها را می فرستیم.
قطعا با موبایل خودمان بفرستیم، اثرگذاری بیشتری دارد تا با سامانه بفرستیم.
در کل آنچه توصیه می شود که روی آن تمرکز کنید، همه این روش ها صورت بگیرد. نه اینکه ما فقط پیامک بدهیم و بعد از تماس اتومات بیخیال شویم. بلکه هم پیامک بدهیم و هم از تماس اتومات استفاده کنیم. اگر گاهی اوقات تعداد زیاد است و با سامانه می فرستیم.
سامانه:
اگر دیدید با موبایل نمی شود پیامک بفرستیم، سراغ سامانه می رویم در سامانه دو نوع ارسال وجود دارد:
۱- که عمومی است وبرای کسایی که سامانه های تبلیغاتی گوشی خود را بسته اند، پیامک ارسال نمی کند.
۲- خطوط خدماتی هست که برای آنها پیامک ارسال می کنند و در آخر پیامک می نویسد لغو ۱۱ . اگر طرف مقابل دوست نداشت، ۱۱ را می فرستد.
نکته اصلی که در این تقسیم بندی وجود دارد، بحث اصلی این هست که پیامک یک ابزار کاربردی هست و ما منکر آن نمی شویم.
بحث بعدی، تلگرام، واتساپ، ایتا، سروش و … که یک مقدار قدیمی هم هست. و الان اینستا خیلی تأثیر دارد و بله و … هم می شود استفاده کرد.
چند نکته در این بخش هست:
۱- دیده شدن؛ فضای مجازی ویژگی و مختصات خاص خودش را دارد. اگر ما در کانالی پیام گذاشتیم، به این معنی نیست که همه آن پیام را دیده اند. افراد رد می شوند و آن پیام را نمی بینند. حتی اگر در خصوصی هم بفرستیم، خیلی نباید مطمئن باشیم که آن پیام دیده شده است.
مثلا ممکن است دوست من در صفحه خصوصی برای بنده پیامی فرستاده باشد. همزمان صفحه من باز باشد، برای او تیک دیده شده است می خورد. در حالیکه من پشت سیستمم نیستم. وقتی پشت سیستمم می آیم، می روم سراغ گروه های دیگر و اصلا آن پیام را ندیده ام.
این اتفاق به وفور در فضای مجازی رخ می دهد.
اگر در کانالی می نویسد صدنفر هست، به این معنا نیست که صد نفر این پست را دیده اند. به این معنی است که ۱۰۰ نفر آن پیام را رد کرده اند و ممکن است ۵۰ نفر آن را واقعا دیده اند. ما درک درستی از فعالیت در فضای مجازی داشته باشیم.
اما یک جاهایی واقعا فرق دارد. مثلا وقتی استوری ما ۱۰۰ بازدید می خورد، واقعا آن ۱۰۰ نفر دیده اند.
در بحث دیده شدن باید به فرهنگ آن شبکه توجه کرد و ببینیم مردم در آنجا چگونه عمل می کنند.
دوست عزیزی ایده داده اند که می توانید در آخر پیام ها بنویسید در صورت مشاهده، علامت تیک را بفرستید.
دوست دیگری گفت می توانید از لیست انتشار واتساپ و بله استفاده کنید که پیام را یک جا می فرستاد و عملا خودش برای خصوصی مثلا ۵۰ نفر می رود و اثرگذاری خصوصی بالاتر است.
بله هم لیست انتشار دارد که خیلی عالی است. کلا لیست انتشار خیلی بهتر از ارسال در پی وی یا کانال هست. تذکر اول من، توجه به دیده شدن در فضای مجازی است. تذکر دوم من ضریب نفوذ است.
ضریب نفوذ فعالیت ما در شبکه اجتماعی با همدیگر فرق می کند. مثلا اگر ما پیامی را داخل خصوصی بفرستیم، ضریب نفوذ بالاتری دارد. اگر در کانال بفرستید، ضریب نفوذ پایین تری دارد. اگر داخل گروه بفرستیم، بین کانال و صفحه خصوصی است و اهمیت بیشتری نسبت به کانال دارد.
مردم کانال ها را اکثرا رد می کنند یا خیلی اصلا باز نمی کنند. مثلا طرف عضو کانال است، ۳ هزار و خورده ای پیام خوانده نشده دارد. وقتی هم می خواهد نگاه کند، می رود آخرین پیام را نگاه می کند. این فرهنگ تلگرام است.
باید دقت کنید ما ضریب نفوذهای متفاوتی داریم. مثلا اگر در خصوصی پیام بدهید سلام جناب آقای رئیسی؛ شما به جشن جان پناه دعوت شدید و تا شروع جشن جان پناه فقط ۳ روز باقی مانده است. آن شخص متوجه می شود این پیام مختص اوست. این تأثیرگذاری بیشتری دارد تا اینکه شما در گروهی بزنید تا شروع جشن جان پناه فقط ۳ روز باقی مانده است. اینها ضریب نفوذ های متفاوتی دارد.
این دو نکته را باید در بحث شبکه های اجتماعی دقت کنید. فریب نخورید. در بحث دعوت واقعا ضریب نفوذ مهم است که ما اتفاقی را رقم می زنیم که گاهی دیده می شود، گاهی دیده نمی شود. فکر نکنید که برای ۱۰۰ نفر در پی وی فرستادیم و ۱۰۰ تا تیک خورده، پس ۱۰۰ نفر دیدند. یا اصلا آن جا فرستادیم، دیگر نمی خواهد پیامک کنید.
آخر آن هم نوشتیم ۴ روز مانده تا جشن جان پناه. فرد مقابل سخنران را می شناسد. یعنی به این وسیله شناخت پیدا می کند و با شنیدن سخنرانی او، حرف های سخنران به دل او می نشیند و به این وسیله انگیزه او برای حضور در مراسم و شنیدن سخنرانی این آقا بیشتر می شود. پس اگر سخنران خوبی داریم، از او استفاده کنیم.
اگر تئاتر خوب و جذابی را می خواهیم اجرا کنیم، بخشی از تئاتر را لو بدهیم. یک بخشی از تئاتر، مثل تیزرهای فیلم های سینمایی. اشکالی ندارد. اتفاقا طرف کنجکاو می شود بیاید این تئاتر را ببیند. چقدر تئاتر قشنگی است! یک بخشی را دیدیم، چقدر قشنگ بود. مثلا فرض کنید ۱۰ شب برنامه دارید. از شب اول یک تکه بگیرید، کلیپ آن را برای مخاطبین شب دوم و سوم و چهارم و پنجم و ششم بفرستید. بخشی از تئاتر فلان، میزبان شما در مراسم فلان هستیم. مثلا ۲ روز مانده تا حضور در جشن نیمه شعبان. اینجا یک سری موارد را هم لیست کردیم. یکی از کارها این است که افراد را در یک رسانه عضو کنیم. من خیلی دیدم. جالب هم هست. یک گروه تلگرامی زده می شود، یک کانال زده می شود و افراد را در یک کانال عضو می کنند. می گویند که اطلاع رسانی های مربوط به این برنامه را در این کانال انجام می دهیم و سخنران را معرفی می کنند، لوکیشن می فرستند. بحث های مختلف را در این کانال پیش می برند. حتی عکسی از نمای سالن را می فرستند. اگر مثلا چند شب اجرا دارند، از اجراهای شب های اول تیزرهای کوچکی می سازند و در آن کانال می فرستند. برای اینکه افراد شب های آینده را جذب کنند، یادآوری، روزشمار و محتواهای مفید جالب می فرستند که افراد را برای حضور در برنامه آماده کنند. خیلی هم اثرگذار است. یک کانال موقت است. حتی بالای آن می نویسند: «کانال موقت ویژه جشن جان پناه».
۲- نکته دوم، تشریفات دعوت است. کلا همه تشریفات را دوست دارند. همین بنده خدایی که من را دعوت کرده بود و به شما گفتم، زنگ زد، گفت ایتا را چک کن. این ایتا را چک کن، تشریفات است. می توانست همان جا بگوید: سلام علیکم؛ شما مراسمی را دعوت هستید و کارت آن را برای شما می آورم. خداحافظ. ولی گفت: آقا سلام خوبی؟ می شود ایتا را چک کنید. من به خاطر او باید برم ایتا را باز کنم. این تشریفات است. تشریفاتی که من را کنجکاو می کند. تشریفاتی که من را جذب می کند و احساس می کنم مجلس برای این افراد خیلی مهم است. خواه ناخواه برای من هم مهم می شود. یک بخشی از دعوت بر می گردد به خود ما که چقدر برای ما مهم است که مخاطب در برنامه ما شرکت کند؟ باید خیلی مهم باشد. چقدر مراسم برای ما جدی است؟ هر چقدر برای ما جدی است، بصورت تشعشعی روی مخاطب ما تأثیر می گذارد و همانقدر برای مخاطب ما هم جدی می شود. این موارد نکته های مهم است.
۳- نکته سوم: گفتیم که ارتباط با مخاطب از هفته ها قبل و تشنه کردن است. همین تیزرهایی که می فرستید، همین که مثلا می گوییم در این جشن قرار است اتفاقی بیفتد که تا به حال در جشن های نیمه شعبان سابقه نداشته است. آقا چه چیزی؟ بیایید تا ببینید. تشنه کردن! در این جشن میزبان کسی هستیم که برای اولین بار در این مجلس در مشهد حاضر می شود. کدام سخنران تهرانی یا قمی یا … است؟ بیایید تا ببینید. تشنه کردن!
۴- نکته چهارم: عوامل انگیزاننده حضور. بعضی از عوامل مؤثر هستند. مثال ها را هم همین الان زدیم. مثلا ما در این جشن یک مسابقه داریم و در این مسابقه ۱۰ سکه بهار آزادی جایزه می دهیم. عامل انگیزاننده حضور است. یک سری شخصیت های خاصی مثلا فلان مداح در این جشن حضور دارد. آقای پویانفر در این جشن حضور دارند. آقای پویانفر خودش یک شخصیتی است که افراد دوست دارند برنامه های او را از نزدیک ببینند و خودش عامل انگیزاننده برای حضور طرف هست. قرعه کشی کربلا، در این جشن بین ۲۰۰ نفر می خواهیم یک نفر را انتخاب کنیم و به نیابت از امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف به کربلا بفرستیم. خیلی جذاب است.
۵- نکته بعدی، غافلگیری در دعوت است. آن موقعی که طرف انتظار ندارد و آن چیزی که انتظار ندارد را برای او رقم بزنیم. مثلا من جشنی که کارت دعوت آن به دستم رسیده و در آن گفته اگر می خواهید در این مراسم حاضر شوید، عدد ۱ را به این شماره بفرستید. بعد من عدد ۱ را که می فرستم، می گوید: سلام با تشکر از حضور شما در این مراسم، به پاس افتخار میزبانی شما می خواهیم یک عدد کیک تولد امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف را درب منزل شما ارسال کنیم. لطفا آدرس خود را بفرستید. من آدرس خود را می فرستم، فردا یک کیک می آید. روی کیک نوشته «شما دعوتید به جشن جان پناه». چه تشریفاتی است؟! چه غافلگیری است؟ شما که برای من در خانه کیک فرستادید، شما که کارت فرستادید، من پیامک دادم، آدرسم را دادم، کیک را فرستادید. در خود جشن می خواهید با من چکار کنید؟ چه جشن باشکوهی است! این موارد اتفاقاتی است که باعث غافلگیری مخاطب می شود.
باید پیامک دهیم. این مهم است که در داستان شبکه ها به این دو نکته توجه کنیم.
بحث بعدی ایمیل یا توییتر است.
ایمیل هم مخاطب خودش را دارد. با ضریب نفوذ کمتر نسبت به تلگرام. ولی چون پیام ها در ایمیل خیلی کم هستند، بهتر دیده می شوند. شما می گویید ایمیل از دور خارج است. واقعا همین طور است ولی هنوز مخاطب خاص خودش را دارد و هنوز افراد ایمیل خود را چک می کنند. و چون در دعوت ایده ما این است که تجمیعی کار کنیم، یعنی هم ایمیل و هم پیامک و هم در تلگرام بفرستیم. حیف است ایمیل را حذف کنیم. یک بستر رایگان است که به ما دیتای خوبی هم می دهد. مثلا اگر با نرم افزاری مثل میل چیمپ (mailchimp) کار کنیم، به ما دیتا می دهد که دقیقا چه افرادی ایمیل ما را باز کرده اند، چه افرادی روی لینک ثبت نام کلیک کرده اند و به ما آمار دقیق می دهد.
نکته بعدی، کارت یا پک دعوت است. در داستان ابزارها، کارت دعوت خود یک ابزار است. بعضی ممکن است بگویند کارت دعوت دیگر از مد افتاده است! واقعا کسی الان از کارت دعوت استفاده نمی کند، ولی من می خواهم بگویم کارت دعوت هنوز هم اثرگذار است.
چهار یا پنج هفته پیش، آقایی که از من بزرگتر هستند و برای من خیلی عزیز است و جایگاه بالایی دارد، به من زنگ زد و گفت آقای رئیسی زحمت بکشید ایتای خودتان را چک کنید. من با کنجکاوی به ایتا رفتم و دیدم ایشان وویس گذاشته اند: سلام، حال شما خوب است؟ ما هفته آینده برنامه ای داریم که می خواهیم حتما از حضور شما استفاده کنیم، می خواستم در جریان باشید و ان شاءالله کارت دعوت برنامه را هم برای شما می آورم. خدانگهدار!
من در دلم می گفتم این چه برنامه ای است، و بعد فهمیدم مسئول این برنامه افراد وزین را پیدا کرده و به صورت شاخه ای هر کدام را مسئول دعوت ده نفر کرده بود. مثلا این آقا من و نه نفر دیگر را دعوت می کرد. نزدیک یک هفته بعد ایشان یک کارت دعوت به من داد. مثل کارت های قدیمی، از پاکت درآوردم و دیدم توضیحی درباره برنامه نوشته شده و قرار است همفکری در فلان موضوع تخصصی داشته باشیم و مکان و زمان. چهار روز بعد دیدم ایشان ویسی فرستاده اند که برنامه ما سه روز دیگر است و ما روی حضور شما حساب کرده ایم. آن قدر این دعوت قوی بود که به جرأت می توانم بگویم من همه برنامه های زندگی ام را کنسل کردم تا در این برنامه شرکت کنم. عجیب بود که چقدر به ما عزت گذاشتند. آدم ها عزت شدن را دوست دارند. آقا حضور شما به تنهایی برای ما مهم است. ما به بقیه کاری نداریم، حضور شما مهم است. من کسی نیستم ولی آن قدر به من شخصیت دادند که من دو سه روز تمام برنامه هایم را کنسل کردم و یک صبح تا ظهر را خالی کردم تا در این برنامه شرکت کنم. و وقتی آمدم، دیدم همه آدم هایی که در این حوزه تخصصی می شناسم، همه هستند و چقدر این دعوت قوی بود و چقدر افراد حضور پررنگی دارند. پس می توان گفت که ما در بحث دعوت حتی از کارت دعوت هم می توانیم استفاده کنیم. منتها من از قدیم هم با کارت دعوت مخالف بودم. چون چیزی بود که آدم ها می گرفتند و به دلیل این که استفاده خاصی نمی توان از آن کرد، در اسماء مقدسه می افتد. من ایده ای داشتم و همیشه سعی کردم آن را اجرا کنم. که کارت دعوت را به چیز مفیدی تبدیل کنیم. مثلا کتابی را می گذاشتیم در پلاستیک و صفحه اول کتاب دعوت مجلس را می چسباندیم. یا پشت قاب خوشگلی، برچسب کوچکی می زدیم و زمان و مکان را روی آن می نوشتیم. کاربردی باشد و قابل دور انداختن نباشد. معمولاً خانه ها دیگر طاقچه ندارد که کارت را روی آن بگذارند و چیزی است که آدم ها نمی دانند آن را چه کار کنند! با اسماء مقدسه در سطل زباله بیندازند! خیلی روی میزها قرار نمی گیرد و بنابراین بهتر است هزینه کنیم و یک پک دعوت جذاب تهیه کنیم.
یادم نمی رود وقتی خیلی کودک بودم، در جشنی دعوت شدم و دعوت آن جشن یک پک شامل بادکنک و شکلات و لواشک و توپ کوچک بود. من با خودم گفتم خدایا این جشن که دعوتش این است، در خود جشن چه خبر است! و بواسطه آن اقلام در آن جشن حضور پیدا کردم. کسانی که برای کودک کار می کنند، فوق العاده روش اثرگذاری است. همان هزینه هایی که می خواهیم برای جشن بکنیم و بچه ها را دست پر از جشن بیرون بفرستیم، همان هزینه را در دعوت انجام دهیم. هدیه را در دعوت به بچه ها دهیم و آن ها را برای حضور در مراسم ذوق زده کنیم که می تواند فوق العاده اثرگذار باشد.
یکی دیگر از روش های دعوت، وبسایت و تبلیغات کلیکی است. در بحث وبسایت کارهای زیادی می توانیم انجام دهیم. ممکن است مراسمِ ما، مراسم بزرگی باشد. مثلاً ده شب مراسم داریم. و این مراسم قرار است یک سریال باشد و در آینده هم ادامه دارد. برای آن سایت بالا می آوریم. مثل سایت جان پناه دات کام.
این جشن ادامه دارد و روی سایت تبلیغات کلیکی می کنیم و در سایت های مختلف می نویسیم که بیا و در جشن جان پناه شرکت کن و جایزه بگیر!
تا این جا مرحله اول که مکان و زمان و مخاطب حد بود را تأیید کردیم. وارد مرحله اطلاع رسانی شدیم. از طریق پیام یا تماس یا کارت دعوت اطلاع رسانی را انجام دادیم. مرحله دوم را رد کردیم و وارد مرحله ایجاد انگیزه شدیم. در بحث ایجاد انگیزه نکات خیلی مهمی وجود دارد. باید بدانیم که صرف اطلاع دادن به شخص برای حضور او کافی نیست. باید او را به تصمیم برسانیم. باید برای او تصمیم سازی کنیم. باید به او برای حضور انگیزه دهیم و عواملی را وسط بیاوریم که او بگوید حتما در این جشن شرکت می کنم. حتی گاهی لازم است بخشی از محتواهای جذابمان را به صورت مینیمال برگزار کنیم. مثلاً سخنران آقای ایکس است. بخشی یک دقیقه ای از ایشان را به صورت کلیپی جذاب برای همه بفرستیم و بگوییم در جشن جان پناه میزبان آقای فلانی هستیم. در انتها هم نوشتیم ۴ روز مانده تا جشن جان پناه. فرد مقابل سخنران را می شناسد. یعنی به این وسیله شناخت پیدا می کند و با شنیدن سخنرانی او حرف های سخنران به دل او می نشیند و به این وسیله انگیزه او برای حضور در مراسم و شنیدن سخنرانی این آقا بیشتر می شود. پس اگر سخنران خوبی داریم، از او استفاده کنیم. اگر تئاتر خوب و جذابی را می خواهیم اجرا کنیم، بخشی از تئاتر را لو دهیم. یک بخشی از تئاتر مثل تیزرهای فیلم های سینمایی، اشکالی ندارد. اتفاقا طرف کنجکاو می شود بیاید این تئاتر را ببیند، چقدر تئاتر قشنگی است! یک بخشی را دیدیم چقدر قشنگ بود. مثلا فرض کنید ۱۰ شب برنامه دارید از شب اول یک تکه بگیرید کلیپ آن را برای مخاطبین شب دوم و سوم و چهارم و پنجم و ششم بفرستید. بخشی از تئاتر فلان، میزبان شما در مراسم فلان هستیم، ۲ روز مانده تا حضور در جشن نیمه شعبان مثلا. اینجا یک سری مواردی را هم لیست کردیم. یکی از کارها این است که افراد را در یک رسانه عضو کنیم. من خیلی دیدم جالب هم هست یک گروه تلگرامی زده می شود، یک کانال زده می شود و افراد را در یک کانال عضو می کنند. می گویند که اطلاع رسانی های مربوط به این برنامه را در این کانال انجام می دهیم و می بینید مثلا سخنران را معرفی می کنند، لوکیشن را می فرستند، بحث های مختلف را در این کانال پیش می برند حتی عکسی از نمای سالن را می فرستند اگر مثلا چند شب اجرا دارند، از اجراهای شب های اول تیزرهای کوچکی می سازند و در آن کانال می فرستند. برای اینکه افراد شب های آینده را جذب کنند، یادآوری، روزشمار و محتواهای مفید جالب می فرستند که افراد را برای حضور در برنامه آماده کنند. خیلی هم اثرگذار است. یک کانال موقت است. حتی بالای آن می نویسند: «کانال موقت ویژه جشن جان پناه». نکته دوم تشریفات دعوت است. کلا همه تشریفات را دوست دارند. همین بنده خدایی که من را دعوت کرده بود و به شما گفتم زنگ زد، گفت ایتا را چک کن، این ایتا را چک کن تشریفات است. می توانست همانجا بگوید: سلام علیکم شما در مراسمی دعوت هستید و کارت آن را برای شما می آورم. خداحافظ. ولی گفت: آقا سلام خوبی؟ می شود ایتا را چک کنید. من به خاطر او باید برم ایتا را باز کنم … این تشریفات است. تشریفاتی که من را کنجکاو می کند. تشریفاتی که من را جذب می کند و احساس می کنم این افراد مجلس برای خودشان خیلی مهم است. خواه ناخواه برای من هم مهم می شود. یک بخشی از دعوت بر می گردد به خود ما که چقدر برای ما مهم است که مخاطب در برنامه ما شرکت کند؟ باید خیلی مهم باشد. چقدر مراسم برای ما جدی است؟ هر چقدر برای ما جدی است، بصورت تشعشعی روی مخاطب ما تأثیر می گذارد و همانقدر برای مخاطب ما هم جدی می شود. این موارد نکته های مهم است.
نکته سوم گفتیم که ارتباط با مخاطب از هفته ها قبل و تشنه کردن. همین تیزرهایی که می فرستید، همین که مثلا می گوییم در این جشن قرار است اتفاقی بیفتد که تا به حال در جشن های نیمه شعبان سابقه نداشته. آقا چه چیزی؟ بیایید تا ببینید. تشنه کردن! در این جشن میزبان کسی هستیم که برای اولین بار در این مجلس در مشهد حاضر می شود. کدام سخنران تهرانی یا قمی یا … است؟ بیایید تا ببینید. تشنه کردن!
نکته چهارم عوامل انگیزاننده حضور. بعضی از عوامل مؤثر هستند. مثال ها را هم همین الان زدیم. مثلا ما در این جشن یک مسابقه داریم و در این مسابقه ۱۰ سکه بهار آزادی جایزه می دهیم. عامل انگیزاننده حضور است. یک سری شخصیت های خاصی مثلا فلان مداح در این جشن حضور دارند. آقای پویانفر در این جشن حضور دارند. آقای پویانفر یک شخصیتی است که افراد دوست دارند برنامه های او را از نزدیک ببینند و خودش عامل انگیزاننده برای حضور طرف هست. قرعه کشی کربلا، در این جشن بین ۲۰۰ نفر می خواهیم یک نفر را انتخاب کنیم و به نیابت از امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف به کربلا بفرستیم. خیلی جذاب است.
نکته بعدی، غافلگیری در دعوت است. آن موقعی که طرف انتظار ندارد و آن چیزی که انتظار ندارد را برای او رقم بزنیم. مثلا جشنی که کارت دعوت آن به دستم رسیده و در آن گفته اگر می خواهید در این مراسم حاضر شوید، عدد ۱ را به این شماره بفرستید. بعد من عدد ۱ را که می فرستم، می گوید: سلام با تشکر از حضور شما در این مراسم، به پاس افتخار میزبانی شما می خواهیم یک عدد کیک تولد امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف را درب منزل شما ارسال کنیم. لطفا آدرس خود را بفرستید. من آدرس خود را می فرستم، فردا یک کیک می آید. روی کیک نوشته «شما دعوتید به جشن جان پناه» چه تشریفاتی است؟ چه غافلگیری است؟ شما که برای من در خانه کیک فرستادید، شما که کارت فرستادید، من پیامک دادم، آدرسم را دادم، کیک را فرستادید، در خود جشن می خواهید با من چکار کنید؟ چه جشن باشکوهی است! این موارد اتفاقاتی است که باعث غافلگیری مخاطب می شود. یعنی اصلا مخاطب توقعی ندارد که کیک در خانه بیاید. می گوید آقا نوشتند بعید می دانم بفرستند. اصلا نمی فرستند امکان ندارد. حالا اگر آدرس ها داشته باشید و یک دسته گل به در خانه آن ها بفرستید، بگویید با توجه به اینکه در جشن ما ثبت نام کردید، به پاس این حضور شما این گل را به شما تقدیم می کنیم. یک شاخه گل نرگس. به نوعی می شود گفت که ما یک اتفاقی را رقم می زنیم که در این اتفاق مخاطب شوکه می شود: من تا به حال هیچ جشنی دعوت نشدم که غافلگیر شوم. جالب است. جشنی بود، برای بچه ها برگزار می شد و من دعوت آن را انجام می دادم. اتفاق بزرگی که باعث غافلگیری بچه ها شده بود، این بود که بچه ها در فیدبک ها گفته بودند این اولین جشن زندگی ماست که ما را به اسم دعوت کردند. حضور محترم جناب آقای حمیدرضا رئیسی. همیشه گفتند حضور محترم حاج آقای رئیسی به همراه خانواده. یعنی من در خانواده بودم. این اولین کارت دعوتی است که اسم من را پشت پاکت نوشتند. برای بچه دبستانی برای بچه ای که در سن پایین است، خودِ این غافلگیری است. به چشم ما هم نمی آید ولی اثرگذار است. یک نکته خیلی مهم در مرحله ایجاد انگیزه هست و اینکه به هر حال افراد موانعی برای حضور دارند. خوب است که ما این موانع را رفع کنیم. برای اینکه موانع را رفع کنیم، اول باید موانع را بدانیم. یعنی مثلا در مرحله اطلاع رسانی گفتیم اگر امکان حضور دارید، عدد ۱ را بفرستید. اگر امکان حضور ندارید ،عدد ۲ را بفرستید. بعد ۲۰ نفر عدد ۲ را فرستادند. با ۲۰ نفر تماس می گیریم: سلام آقای رئیسی، خوب هستید؟ شما امکان حضور در جشن جان پناه را نداشتید. می خواستیم بدانیم مانع حضور شما چیست؟ شاید ما بتوانیم کمکی کنیم، شما بتوانید شرکت کنید. من می گویم: آقا من خیلی دوست دارم در جشن شما باشم ولی من آن روز در شهر نیشابور هستم، اصلا در مشهد نیستم که بخواهم حاضر باشم. بعد شما از من می پرسید: آقا حالا اگر این برنامه ما ویژه شما امکان پخش زنده داشته باشد، شما می توانید در پخش زنده شرکت کنید که برنامه را از دست ندهید؟ می گویم: بله! با کمال میل. اتفاقا آنجا در نیشابور بیکار هم هستم ولی باید در نیشابور باشم. این می شود رفع موانع حضور.
به من زنگ می زنید، می گویم: آقا ببخشید من نمی توانم شرکت کنم. واقعیت من بچه خود را، پسر من حدودا ۱۰ ساله است. من جایی ندارم که در آن شب او را بگذارم. می گویید: باشد من خدمت شما خبر می دهم. با دوستان شور و مشورت می کنید، می گویید ما ۲۰ نفر مخاطب داریم. مانع حضور این ۲۰ نفر مخاطب چه چیزی است؟ مانع حضور این دوستان این است که بچه دارند. می گوییم پس یک مربی می آوریم برای این ۲۰ نفر مخاطب و به واسطه این مربی بزرگوار، بچه های این ۲۰ مخاطب را نگه می داریم.
مانع را حذف می کنیم. بعد هم زنگ می زنیم، می گوییم آقای رئیسی مانعی را که شما داشتید، با دوستان صحبت کردیم، الحمدلله برای پسر شما و چند نفر از دوستانی که همین مشکل را داشتند، با یک مربی هماهنگ کردم، ان شاءالله می توانیم با حضور آقازاده در خدمتتان باشیم. برای آقازاده و برای خودتان هم برنامه ویژه ای داریم. و ما توانستیم مانع حضور ایشان و سایر دوستان دیگر را برطرف کنیم. یک وقتی طرف می گوید: من مشکل ایاب ذهاب دارم. به ده نفر زنگ می زنیم، همه مشکل ایاب و ذهاب دارند. حقیقتاً وسیله نداریم. یک جایی مثلا یک باغی بیرون شهر گرفتید. راه شما دور است و ما نمی توانیم به راحتی بیاییم. می گویید که می ارزد که ماشینی بگیریم، دنبال همه افرادی که یک مسیر هستند، برود و آن ها را به باغ بیرون شهر بیاورد. مانع را برطرف کردیم.
قشنگی این فرایند این است که ریش و قیچی دست ماست. یعنی دائم داریم از مخاطبمان اطلاعات می گیریم که به واسطه آن اطلاعات، موانع مخاطب ما برطرف می شود و ما از مرحله مرحله پیشرفت کارمان خبر داریم. یادم هست یک موقعی در یک جشن مخصوص کودکان، مسئول دعوت بودم و جشن وسیعی بود. هزار کودک مهمان این جشن بودند. از ویژگی های این جشن این بود که مثلاً این جشن در سه منطقه شهر برگزار می شد و ما بچه های دبستانی را که در منطقه محل ۱ بودند، آنجا دعوت می کردیم و بچه هایی که در منطقه محل دو بودند را محل ۲ دعوت می کردیم و بچه هایی که در منطقه محل ۳ بودند را محل ۳ دعوت می کردیم. ما در برنامه اکسل زده بودیم و برای اولین بار من یک اکسل هزار نفری دیدم که هزار نفر خیلی زیاد بود و نزدیک به دو دقیقه طول می کشید تا این اکسل را ما از بالا تا پایین، یکی یکی ببینیم. این نکته خیلی مهم بود که ما مراحل را در اکسل ثبت می کردیم. مثلاً برای این ها پک را فرستادیم. اینها پیامک حضور را زدند. در مرحله بعدی مثلاً می گفتیم که برای این ها پیامک یادآوری برایشان ارسال شده است و ۱ را می زدیم که بفهمیم برای چه کسانی پیامک یادآوری فرستادیم، چه کسانی قول حضور داده اند، چه کسانی مثلاً عدد ۲ را فرستادند و گفتند ما نمی توانیم در آن شب حاضر شویم. باز با آنها تماس می گرفتیم که دلیل عدم حضورشان چیست؟ و مجدد دلایل را فیلتر می کردیم و مثلاً می گفتیم که آقا ما الان ۵۰ بچه داریم که مشکل رفت و آمد دارند. این۵۰ نفر مناطق خانه هایشان اینجا است. چهار، پنج، ده ماشین هماهنگ کنیم، بتوانند بروند دنبال این بچه ها و مشکل را برطرف کنیم. همه مدیریت در دست ماست. چون ما داریم در فرآیند پله پله با مخاطب به جلو می رویم، مقایسه کنیم با یک جشنی که من سه روز قبل از جشن کارت دعوت را به دست میهمانان می رسانم. هیچ فرصتی برای نفس کشیدن ندارم و نمی توانم از آنها فیدبکی بگیرم و نه سامانه ای و نه موبایلی دارم که بگویم عدد ۱ را بفرستید. کارت دعوت را داده ام و تا به خودم می آیم، روز جشن است و روز جشن می بینم از بین ۳۰۰ کارتی که پخش کردیم، فقط ده نفر آمده اند. خب بزرگوار شما اطلاعاتی نداری، اصلاً فیدبکی از مخاطبت نگرفته ای، شما اصلاً فرآیندوار کار را دنبال نکرده ای. شما مقطعی عمل کردی، جواب مقطعی هم می گیری. قطعاً جواب نمی دهد. بزرگترین هدف ما در فرایند کردن دعوت این است که در این پروسه بتوانیم اطلاعات کسب کنیم. بتوانیم داده هایمان را بیشتر کنیم. بتوانیم داده محور یا دیتا درایون کارمان را جلو ببریم. وقتی با اعضای برگزار کننده جشن جلسه می گذاریم، بگوییم الان ده روز به جشن مانده، الحمدالله ما ۲۰۰ نفر ثبت نام قطعی داریم. دوستان می گویند ظرفیت ما ۵۰۰ نفر است، سیصدتای دیگر را می خواهید چه کار کنید؟ می گوییم با توجه به اینکه روش قبلی جواب نداد و ما ۲۰۰ تا ثبت نام بیشتر نگرفته ایم، امروز تصمیم گرفتیم یک برنامه جدید بگذاریم. یک پیامک منطقه بفرستیم برای فلان جا، تصمیم گرفتیم که با فلان مرکز صحبت کنیم. مثلاً مسجد صحبت کنیم، مثلا سر نماز تبلیغ مجلس ما را انجام دهند و امیدوارم که تا فردا تعداد ثبت نامی ها بالا برود، باز فردا جلسه می گذاریم و می بینیم که ۲۰۰ نفر ما، ۲۵۰ نفر شد. پس ما پروسه دعوت را مدیریت، هدایت و راهبری می کنیم. این نیست که رها کردیم و ببینیم خدا چه می خواهد، ان شاءالله که اوکی می شود. این اشتباه است. ما باید برنامه ریزی کنیم و منظم مرحله به مرحله جلو برویم و مدام دیتا بگیریم. و از دیتایی که می گیریم، تصمیم بگیریم.
من با تصورات خودم تمام روش های تبلیغاتی و ابزارها را استفاده می کنم. در منطقه منزل خودم که می خواهم ۵۰۰ نفر مهمان داشته باشم، در این منطقه می آیم ثبت نام می گیرم، ٧٠ نفر ثبت نام می کنند. می گویم ظرفیت سالنی که گرفتم، ۵٠٠ نفر هست که گرفتم. چه کار کنم؟ شروع می کنم به ایده دادن و خلاقیت بخرج می دهم. چون ده روز وقت دارم، می توانم روش هایم را و فکرهایی که غلط بوده، نتیجه نداده را اصلاح کنم. یک روش جدید را پیش بگیرم، به یک دیتای جدید دست پیدا کنم و ٧٠ نفر من، ۱۵۰ نفر می شوند. بعد می گویم با این همه کاری که انجام شد، فقط ۱۵۰ نفر ثبت نام کردند. چه کار کنم؟ امروز تصمیم می گیرم به همان ۱۵۰ نفر اس ام اس بدهم و بگویم با توجه به وجود ظرفیت در سالن، این قابلیت فراهم شده که شما یک همراه داشته باشید. هرکس دوست دارد از این قابلیت استفاده کند، عدد ۳ را برای این شماره بفرستد. عدد ٣ را می فرستد و می گوییم شماره مهمان مدعوتان را بفرستید. طرف شماره خواهر یا برادرش را می فرستد و یک دفعه ۱۵۰ به ۲۵۰ تبدیل می شود. ۱۰۰ نفر به واسطه ۱۵۰ قبلی ثبت نام می کنند و تلاش می کنم. برای کار کردن و فعالیت وقت و فرصت دارم، برای اینکه دعوت را مدیریت کنم. (تست حضور برای برنامه آنلاین است که من اینجا نوشتم. مثلاً می گوییم برنامه آنلاین ما برای ساعت ۸ شب است ولی برای اینکه مطمئن شویم که با فضای وبینار ما، لایو ما آشنا هستید یا مشکلی ندارید، ساعت ۵ بعد از ظهر هم یک تست داریم. می توانید بیاید اینجا حضور و کیفیت صدا و تصویر را ببینید و تست کنید و اگر مشکل بود، حل کنیم که هنگام اجرای برنامه، آن را از دست ندهیم. این مطلب برای بحث برنامه حضوری نیست، بیشتر برای برنامه های آنلاین است)
دوستی فرمودند طرح محاسبه یک را اجرا می کنید. بله این طرح مخاطب +۱ یعنی یک نفر دیگر را می توان با خود بیاوریم. این می شود مثبت یک. حتی می شود مثبت ۵ باشد. یعنی هر نفر، ۵ نفر را با خودش بیاورد.
مرحله چهارم فرایند ما یادآوری است. این را بدانید که ما در عصر فراموشی زندگی می کنیم. عصر فراموشی یعنی چه؟ یعنی که ما در عصری زندگی می کنیم که مخاطبین ما مدام در حال بمباران هستند و فراموشی از چیزهایی است که واقعاً در زمان ما رایج است. الان که داریم زندگی می کنیم، اصلا مثل قبل نیست. قدیم طرف در هفته یک جا دعوت بود، طرف تبلیغاتی که می دید دعوتنامه ای که می دید، کلاً یک دانه بود. در قدیم اصلاً فضایی برای دعوت شدن نبود. در شرایطی که ما الان زندگی می کنیم، خیلی طبیعی است که ما بحث فراموشی را داشته باشیم. پس مرحله یادآوری در کنار مراحل قبلی که تعیین زمان، مکان انجام شده، اطلاع رسانی انجام شده، ایجاد انگیزه را به صورت جدی انجام داده ایم، مثلاً یک غافلگیری خیلی فوق العاده داشتیم و ایجاد انگیزه کردیم ولی نزدیک مراسم که می شود، دو روز مانده، یک روز مانده حتی صبح مراسم یک پیامک یادآوری در فعالیت ما خیلی مؤثر است. یعنی ما تمام کارها را درست انجام دادیم، پیامک یادآوری را نمی زنیم، خیلی ها فراموش می کنند، نمی آیند. این چه کاری بود تو کردی! هزینه یک پیامک مثلاً دویست تومان بود، در حالی که یک گل رز فرستادی درب منزلشان، با بیست هزار تومان هزینه که با ارسال سی هزار تومان هزینه کردی، پس چرا این کار را می کنی و پیامک یادآوری را نمی زنی یا تماس یادآوری نمی گیری؟ اشتباه است. روز قبل یا شب قبل، یک پیام کوتاه بزنیم. مثلا یادآوری جشن دوست با دوست که عنوان جشن ماست، حضور به هم رسانید. فردا ساعت ۸ شب. دوباره ساعت را یادآوری می کنیم. معمولا افراد ساعت را فراموش می کنند. من بارها در برنامه ها دعوت شدم. مثلاً در همین برنامه ای که گفتم دعوتشان خوب بود، اتفاقی که افتاد، این بود که من نیم ساعت زودتر رفتم. چون زده بود هفت و نیم صبح و من فکر کردم که ساعت ٧ است.
بعضی وقتها طرف زده ساعت ۸، ما در ذهنمان ۸٫۵ نشسته و در واقع نیم ساعت از برنامه را از دست می دهیم.
استفاده از ابزارهای اطلاع رسانی برای یادآوری؛ گفتیم همه آن ابزارها مثل تماس، پیامک، تلگرام و … باید در این فرایند استفاده شود.
پرسیدن روش هایی از خود مخاطب که ما می خواهیم یادآوری کنیم، چطور یادآوری کنیم؟ با زنگ، پیامک، یا … ؟ مثلاً گزینه ۱ یا ۲ یا ۳ یا ۴ یا ۵ ؟ گزینه مورد نظر خود را بفرستید. می گوید تماس بگیرید. من در بعضی برنامه ها که دعوت می شوم و می گویند حضور شما مهم است،. می گویم پیامک ندهید. به من زنگ بزنید یا روز قبل تک زنگ بزنید، یادم می آید که برنامه شما فرداست. پس می شود که از خود مخاطب پرسید.
در یادآوری هم دوباره آدرس بزنید. مثلاً اگر کارت را گم کرده باشد، در پیام یادآوری آدرس را می بیند. وخود بحث روزشمار و ساعت شمار هم می تواند بحث خوبی در یادآوری باشد که خیلی جذاب است و می تواند مخاطب را جذب کند.
بحث بعدی اطمینان از حضور است که خیلی مهم است. ما جشنی داشتیم که گفتیم در این کوچه جشن بگیریم، پک هایی درست کردیم، شکلات و برگه مسابقه داخل آن گذاشتیم که گفتیم عدد پاسخ به سؤالات را مثلاً اگر سؤال ۱ گزینه ۱ و سؤال ۲ گزینه ۲ و سؤال ۳ گزینه ۳ درست است، عدد ۱۲۳ را به سامانه فلان پیامک کنید. و جایزه اش هم یک ربع سکه است که آن موقع ربع سکه ارزان بود. رفتیم درب منازل همسایه ها را زدیم و پک های جشن را اهدا کردیم و فردای آن روز دیدیم که ۱۰۰ پیامک آمده. ما به این پیامک ها جواب دادیم که پاسخ های شما صحیح یا غلط است ولی شما امتیاز لازم برای حضور در قرعه کشی سکه را دریافت کردید. لطفاً اگر در برنامه حاضر می شوید، عدد ۱ را بفرستید که ما شما را در قرعه کشی شرکت بدهیم. هفتاد عدد ۱ برای ما آمد که متوجه شدیم هفتاد نفر مهمان داریم. به یک واسطه ای باید اطمینان از حضور پیدا کنیم که می خواهیم تدارک شام یا ناهار، پذیرایی، صندلی و همه چیز ببینیم. گاهی با پیامک تأییدیه حضور شب قبل برنامه؛ «لطفاً در صورت قطعی بودن حضور در برنامه با فرستادن عدد ۱ برای ما اعلام بفرمایید.» ممکن است عده ای بفرستند وعده ای نفرستند. اشکال ندارد. همان هفتاد نفر دیتایی به ما می دهد که هفتاد نفر عدد ۱ را فرستادند، هفتاد نفر احتمالاً می آیند ولی نفرستادند، ۱۴۰ نفر می شود ولی اگر ۵ نفر اس ام اس بفرستند، احتمال اینکه آمار خیلی پایین باشد، هست. یعنی آن دیتا ذهنیتی از مراسم به ما می دهد. بزرگترین کار ما در فرهنگ دعوت، این است که قبل از اینکه با حضور کم مخاطب مواجه شویم و راهکار آن را پیدا کنیم، چون قبل از برنامه وقت داریم، کارهایی انجام دهیم. در روز برنامه دیگر وقتی نداریم. چکار کنیم؟ مثلاً سه، چهار روز قبل فهمیدیم که ما جشن را تدارک دیدیم، دکور زدیم، دویست عدد صندلی کرایه کردیم، همه کارها را آماده کردیم، فهمیدیم که بیست نفر می آیند. سه روز وقت دارید. می گویم با فلان مدرسه صحبت کنیم که صد نفر از آن مدرسه بیایند. چون می دانیم که صندلی هایمان خالی است. اگر بدانیم که دعوتمان ضعیف بوده و آن چیزهایی که برنامه ریزی کردیم، اتفاق نیافتاده، می شود راهکاری پیدا کرد. اینکه ما را در مراسم مان با شکست مواجهه می کند، این است که نمی دانیم، با یک ذهنیتی می گوییم خب الحمدالله فکر کنم امروز سیصد نفر حتما می آیند ولی می بینیم پنج نفر آمدند. چون ما دیتا و اطلاعات نداریم. از حضور آدم ها اطمینان نداریم.
پس اطمینان کسب کنیم که بر اساس آن دیتا و اطلاعاتی که بدست می آوریم، بیاییم و یک راهکاری پیدا کنیم، این نکته کلیدی این کارگاه است. حتماً قبل از برنامه اطمینان کسب کنید. زمانی که فرصت داشته باشید، شما شب برنامه پیامک زدید که اگر میزبان شما هستیم، عدد ۱ را بفرستید. الان فرض کنید ده نفر فرستادند. تا فردا صبح می خواهید چکار کنید؟ کاری نمی شود کرد. یک زمانی این را بفرستید که حداقل ۲۴ ساعت وقت و فرصتی داشته باشید. حداقل به آن ده نفر بگویید باختیم، بد هم شکست خوردیم. اشکال ندارد، مراسم را سه روز عقب بیاندازید تا یک فرصتی برای حل مشکل داشته باشید. گاهی اوقات هم پلن این است. می گوییم سالن را می شود جابه جا کرد. این کار را می شود کرد. خب این کار را انجام می دهید.
نکته بعدی کنترل حاضرین در ورود مجلس در بحث اطمینان از حضور است. خیلی مهم است. حتماً آمار داشته باشید چه کسی آمد، چه کسی رفت. این نکته ها را بعداً بررسی می کنیم. می بینید طرف همه کارها را می کند، این کار را انجام نمی دهد. چه کسانی آمدند؟ نمی دانم! از آن هایی که پیام داده بودند که می آیند، چند نفر آمده بودند؟ نمی دانم! ما از مهمان های ورودی مان آمار نداریم. اشتباه است. و بحث مسابقه و برنده شدن در آن را هم در مثال خدمتتان عرض کردم.
پس مرحله پنجم: اطمینان از حضور
مرحله ششم: بازخوردگیری و ارزیابی
فرم نظر سنجی درست می کنیم. گوگل فرم درست می کنیم. بعد از مجلس یا در حین مجلس کاغذی به دست مهمانان می دهیم که دعوت ما را ارزیابی کنید. نمره می دهند، امتیاز می زنند. براساس آن برای مناسبت های بعدی تحلیل می کنیم.
ارسال پیام یا تماس تلفنی رندروم هم می توانیم بگیریم و عوامل انگیزشی برای شرکت در این نظرسنجی؛ مثلاً می گوییم کسانی که در این نظرسنجی شرکت کنند، جوایزی به قید قرعه ارسال می شود.
خلاقیت در دعوت خیلی مهم است که من تأکید کردم روزانه به هزار کار در هفته، به ده ها برنامه دعوت می شویم. واقعا کدام برنامه را می رویم؟ آن که بتواند ما را جذب و سوپرایز کند. بتواند در دعوتش خلاقیت داشته باشد. برای دعوتمان اتاق فکرداشته باشیم. در اتاق فکر مطرح کنیم مخاطبمان آدم های خاصی اند. این ها خانم هایی هستند که اکثریت بی حجاب هستند. این ها را با چه سیاستی به جشن دعوت کنیم؟ بیایند در مورد امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف با این ها صحبت کنیم. خیلی کار سختی است. اتاق فکر بگذاریم، فکر کنیم، بگوییم اصلاً اینها را دعوت کنیم به مراسمی که اسم آن را بر فرض بگذاریم آزادی، اسم مراسم جشن آزادی است. حالا کمی سیاسی هم می شود. ممکن است جشن ما را تعطیل کنند ولی در آن جشن می گوییم آزادی اینست که با امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف پیوند بخوریم. معنای اصلی آزادی این است. آزادی اینست که در بند شیطان نباشیم. حالا غیر مستقیم می گوییم. فقط به عنوان مثال گفتم که ذهنتان به موضوع نزدیک شود. روی سوژه خیلی تأکید ندارم. اتاق فکر بگذاریم. کار پیچیده است واقعاً باید افکار مختلف بیاید.
یکی از ایده ها و خلاقیت در بحث دعوت، دعوت چند مرحله ای است.
ما در این نوع دعوت می آییم در چند مرحله مهمان را دعوت می کنیم. مثل بیلبوردهای سریالی، مثلا می نویسد یک اتفاق عجیب در راه است. یک هفته بعد شعار آن عوض می شود. عجیب تر از چیزی که فکر کنید. در بیلبورد دو هفته بعد می آید که قرار است یک شهربازی افتتاح شود به نام شهربازی عجیب. به این می گویند مطلبی را سریالی گفتن، کنجکاو کردن و مطلب را پله پله گفتن. خیلی جذاب است. دعوت ما هم می تواند چند مرحله ای باشد.
مثلا یک کارت دعوت به خانه طرف می فرستیم و در آن نوشته شده یک اتفاق عجیب در راه است. هفته بعد یک کارت دیگر می فرستیم که در آن نوشته شده تا شروع آن جشنی که هفته قبل کارت آن برایتان آمد، ده روز بیشتر باقی نمانده. سه روز بعد یک کارت می آید جشنی که ما در دو مرحله آن را به شما اطلاع دادیم، چند روز دیگر در فلان جا برگزار می شود. (منظور از اتاق فکر این بود که دوستان بیایند ایده هایشان را بدهند و بدون این که نقد شوند، آن ایده ها را بنویسیم و از بین آن ایده یکی را انتخاب کنیم و به آن عمل کنیم).
نکته چهارم، یک نوع دعوت به این صورت است که دعوت با محتوای جشن گره خورده باشد. مثلا بحث بزرگوارانی در برگزاری جشن نیمه شعبان این بود که قلب مان را به نام امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف کنیم. در قلبمان برای امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف جا باز کنیم. بعد آمده بودند در دعوتشان تکه های آینه گذاشته بودند. بعد به مخاطبینشان که اغلب دانشجو بودند، گفته بودند این آینه ها را حتما با خودتان بیاورید. و این ها مجوز ورود شما به مجلس است. مخاطب کنجکاو که این یک تکه آینه چکار می کند؟ در پک دعوت هر فرد یک تکه آینه بود. بعد که آینه ها را می آوردند، ورودی مجلس یک سازه قلبی گذاشته بودند که به حالت پازل بود و هرکدام از این آینه ها به یک قسمت می چسبید. به مخاطب مهمان در ورود چسب دو طرفه که به آنها می دادند، به سازه در قسمت مشخص می چسباند و این پازل کامل می شد و یک عده ای هم که غائب بودند، تکه های آنان نبود. تمام سخنرانی جشن روی این قلب بود. سازه را آوردند روی صحنه گذاشتند و سخنران شروع کرد: قلب هایمان تکه تکه شده و هر تکه از قلب ما یک جایی به یک سویی می رود. بیایید کل قلبمان را به نام امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف بزنیم و همه قلبمان را برای امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف خرج کنیم. یک عده افراد در این مجلس نیامدند، و تکه های آینه آن ها هم در این سازه نیست.که مثلا بخواهیم یک آینه یکپارچه کنیم. واقعا تفاوت یک آینه یکپارچه که صاف صاف است و تصویر کامل را منتقل می کند. با تکه آینه هایی که هر تکه یک قسمت از نور را انعکاس می دهد و تصویر را درست منتقل نمی کند. چقدر زیاد است. و محتوای مجلس حول این موضوع می گذشت و طی می شد. پس ما در بحث دعوت گره خورده با محتوا، ما ایده های این چنیتی می توانیم داشته باشیم. مثلا نمونه دیگر اینگونه بود که در جشنی در پک دعوتشان یک تکه نخ گذاشته بودند و گفته بودند این نخ را حتما با خودتان همراه داشته باشید. و نخ را می بردند در قسمتی که مشخص بود، گره می زدند. حالا از آن گره زدن نخ روی آن مشبکی که درست کرده بودند، به این نکته می خواستم برسند و در محتوایشان از آن استفاده کنند. حرف من این است. می شود ایده های مختلف داد که دعوت را به محتوای مجلس گره بزنیم. هیچ کس آیه نازل نکرده. ما باید محتوای مجلس را در مجلس به مخاطب منتقل کنیم. بلکه می توانیم محتوای مجلس را از دعوت شروع کنیم، کم کم به مخاطبمان منتقل کنیم و تأثیر بگذارد.
نکته آخر؛
بعضی وقت ها ما در مجلس با چالش مواجه هستیم. مثلا مراسم ما ۶ بعد از ظهر شروع می شود. هر کاری می کنیم، مخاطب دیر می آید، ساعت شش و نیم مراسم استارت می شود و این بد است. و نیم ساعت را از دست می دهیم. به بهانه های مختلف، مثلا اذان ساعت ۵:۳۰ دقیقه است. به مخاطب می گوییم اقامه نماز جماعت هم در محل بر قرار است که مخاطب می گوید بروم نماز را آن جا بخوانم، و به خاطر خواندن نماز نیم ساعت زودتر می آید، سر موقع هم در مجلس ما حاضر است. یا مثلا یک نمایشگاه خوب پر و پیمان برقرار می کنیم، می گوییم ضمنا نیم ساعت قبل مجلس تا ساعت ۶ نمایشگاه محصولات فرهنگی، و کتاب با پنجاه درصد تخفیف برقرار است. به بهانه آن نمایشگاه مخاطب زودتر می آیند و نمایشگاه را هم می بینند. یا یک پیش برنامه تولید می کنیم، مثلا ساعت ۵:۳۰ تا ۶ هم یک تئاتر صحنه ای زیبا قرار است برگزار شود که استفاده از آن اختیاری است. یک عده به خاطر تئاتر زودتر می آیند، و ما می توانیم برنامه را رأس ساعت شش شروع کنیم. این هم ایده مهمی است که در پیش برنامه می توان استفاده کرد.
چند تذکر مهم:
۱- حتما در کار تیمی دعوت یک فرد مسئول بگذارید که شخصیت منظم و پیگیر داشته باشد.
این خیلی مهم است که مسئول ما آن شخصیت را داشته باشد. بعضی وقت ها می بینم در یک مراسم، پنج نفر مسئول مراسم هستند ولی فردی که خود همه چیز را فراموش می کند را مسئول دعوت گذاشتند و این اشتباه است. آن فرد منظم و پیگیر او باید مسئول دعوت باشد. پیاده کردن این فرایند فردی می خواهد از جنس پیگیری، پشتکار و تلاش و فرد قوی در سیستم را باید برای کار گذاشت. نباید فرد نامنظم که ممکن است کار را انجام دهد یا نه، بعنوان مسئول گذاشت. اتفاقا آن فرد را باید مسئول دکور بگذاریم، نهایت دکور نمی رسد. مردم یک دکور ساده می بینند، یا اصلا دکور نداریم. ولی مردم آمدند و مراسم بر پا می شود. آن فرد را مسئول شام بگذارید، فوقش شام نمی رسد و از مهمان ها عذرخواهی می کنید. ببخشید شام نیست. مراسم برپا و برگذار شده، درست است که زشت است، اما اصل کار انجام شده. چنین فردی را وقتی مسئول دعوت می گذاریم، همه چیز بهم می ریزد.
۲- برای دعوت و برای شنیده شدن باید هزینه کرد.
برخی افراد همه بودجه را در مراسم می گذارند و بعد به دعوت که می رسد، می گوید اگر می شود مثلا نفری پنج هزار تومان صرف کنیم. با پنج هزار تومان چکار می شود کرد؟ مگر می شود؟ این کار را نکنید. شام را حذف کنید اما دعوت را قوی کنید. پذیرایی، جایزه مراسم را حذف کنید، دعوت را قوی کنید. واقعا دعوت جایی هست که باید هزینه شود و برای هزینه کردن توجیه هم دارد.
– دوستی می فرمایند: مسئول جمع آوری کودکان در سالن.
ولی آن کار حساسی هست و بچه را به ما می سپارند. بعد ببینیم بچه گم شده، ما بیچاره می شویم.
کلا در انتخاب افراد واقعا باید روحیات و شخصیت افراد لحاظ شود. من بارها در تیم های مختلف بودم و دیدم که روحیات افراد فرق می کند. روحیات بعضی ها به کاری نمی خورد، چون پسر حاج آقا فلانی هست! ایشان را مسئول دعوت بگذاریم. سِمَتِ خوب بدهیم. پسر حاج آقا فلانی هست ولی روحیات او به دعوت نمی خورد. چرا اصرار دارید؟ و برای دعوت هزینه کنیم. هزینه کردن، بودجه مهمی را در دعوت بگذاریم. اگر هزینه نکنیم، مخاطب زیادی نخواهیم داشت. بعضی وقت ها مانع این است که آقا می گوید خانم من نباشد، من نمی توانم بیاییم. دعوت آقایان به همراه خانم ها باشد. مثلا مجلس می گیریم. یک طبقه برای آقایان، یک طبقه برای خانم ها، مثلا مداح خانم جداگانه دعوت شده یا تصویر مداربسته در قسمت خانم ها آمده. در کل این که خانم ها و آقایان با هم دعوت شوند، حتی فرزندان در کنارش باشند، امکان حضور افراد را خیلی بیشتر می کند و افراد می گویند برویم جشن نیمه شعبان و خانوادگی می روند. آقا از ۸ صبح تا ۱۰ شب سر کار است. بعد یکروز هم می خواهد ۷ شب به خانه بیاید، ۸ تا ۱۰ جشن هست. خانواده می گوید ما حقی نداریم؟ بلند شو برویم جشن و با هم به جشن می آیند. بنابر این با هم دعوت شدن این مزیت را دارد.
نکته بعد برگزاری هم زمان برنامه حضوری و آنلاین است. زحمت می کشیم و برنامه خوبی را تدارک می بینیم. حیف است که یک سری از مخاطبان نتوانسته اند شرکت کنند. اگر محدودیتی نداریم و مجلس بانوان نیست، پخش زنده انجام دهیم. روی سایت یا بَستر اینستاگرام یا آپارات یا سایر پلتفرم ها.
من در کارگاه آموزشی صوتی که روی سایت خدمتگزاران با موضوع جشن اینترنتی اجرا کردم، روش ها و نکات پخش زنده را کاملا آموزش دادیم و کار خیلی سختی نیست و هزینه زیادی هم ندارد. با یک موبایل و یک آپارات قابل انجام است و فقط یک پایه موبایل برای بهتر شدن کیفیت لازم است که هم هزینه زیادی ندارد و هم می توان آن را امانت گرفت.
نکته آخر، برندینگ و اسم گذاری برای جشن است که می تواند خیلی اثرگذار باشد. به خاطر دارم سال ها قبل جشنی به نام «جشن نارسیس» دعوت شدم. جشن خیلی خوب و باکلاسی بود و بعد از گذشت ده ها سال، هنوز اسم این جشن در ذهن من مانده است. پس اسم گذاری و برندینگ هم می تواند روی دعوت ما خیلی اثرگذار باشد.
تمام خلاصه این بحث ها در جدول فرآیند گنجانده شده است و دانستن آن موارد برای داشتن یک دعوت خوب مفید است. حتی تعداد روزهایی که برای هر کاری لازم است، هم در آن ذکر شده است.
ممنونم از وقتی که گذاشتید.
شما را به خدای بزرگ می سپارم.
اللهم صل علی محمد و آل محمد و عجل فرجهم