کارگاه آموزشی شماره ۳ – مدیریت مالی

اهمیت مدیریت مالی

مدیریت مالی یکی از مهمترین جنبه های کار است. برای راه اندازی یا حتی موفقیت یک پروژه به سطح دانش عالی در مدیریت مالی احتیاج دارید. مدیریت مالی یک فعالیت حیاتی در هر سازمان است.

این فرآیند شامل برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر منابع مالی با هدف دستیابی به اهداف سازمانی است.

مدیریت مالی یک روش ایده آل برای کنترل فعالیت های مالی یک پروژه می باشد.در کارگاه مدیریت مالی باگام های عملیاتی مدیریت مالی جشن به طور کامل آشنا می شوید.

صوت کامل کارگاه مدیریت مالی:

متن کارگاه مدیریت مالی:

بسم اللّه الرحمن الرحیم

مقدمه

تعریف مدیریت مالی:

مدیریت منابع و مصارف به صورت کارا و اثربخش.
منابع مالی باید شناسایی شوند و مصارف هزینه هم باید مشخص شود. ما با توجه به منابعی که داریم بهترین تخصیص را در هزینه ها داشته باشیم.
از ملزومات برگزاری جشن خوب، مدیریت صحیح منابع مالی است. باید نقش خودمان را در عنوان مدیریت مالی تعریف کنیم و تمام توجه مان معطوف به مدیریت مالی بشود. چون ممکن است در ذیل این عنوان موضوعات مرتبطی مطرح بشود که ربطی ندارد و ما نباید روی آنها وقت بگذاریم.

تذکر به مسئول مالی:

مسئول مالی باید خودش در همه موارد پیش قدم باشد. باید خودش در جهاد با مال، گذشت کردن و دغدغه مالی پیشرو باشد. او که بقیه را به کمک در جشن دعوت می کند، باید خودش هزینه کرده باشد.
احادیث: امام صادق علیه السلام:

تعریف مدیریت مالی:هیچ چیز نزد خدا محبوب تر از اختصاص دادن درهم به امام نیست.

امام باقر علیه السلام: هرکس یک سال بر او بگذرد در حالیکه از مال خودش کم و یا زیاد صله ما را انجام ندهد، خداوند در روز قیامت به او نظر نخواهد کرد. مگر این که خدا از او بگذرد.

گام های عملیاتی مدیریت مالی جشن

برای برگزاری یک جشن چه مقدار منابع مالی نیاز داریم؟ (حداقل و حداکثر)
امیرالمؤمنین علیه السلام:

کسی که بدون بصیرت و بینش عمیق دست به کاری می زند، همانند کسی است که به بیراهه می رود.

امیرالمؤمنین علیه السلام:

هیچ کاری نیست که شما بخواهید انجام دهید؛ مگر اینکه درآن کار نیازمند دانش هستید.

در چه بخش هایی چقدر باید هزینه شود و چقدر باید بانی پیدا کنیم.

از مسئولین هر قسمت درخواست برآورد هزینه کنید. یعنی در قسمت هایی که مسئول بخش داریم، نیاز به ورود مسئول مالی نیست و باید از مسئولین درخواست کنید.
در قسمت هایی که مسئول ندارد، خود مدیر مالی وارد برآورد هزینه شود.
برآورد هزینه یک آیتم مهم است. ما در طرح برآورد هزینه باید حداقل و حداکثر میزان منابع مالی دستمان بیاید و بتوانیم برنامه ریزی کنیم و این بحث مقداری تجربی است. مثلا دکور. ولی از جهاتی هم محیطی است، چون قیمت ها در حال تغییر است.
مهمترین و اساسی ترین مرحله تأمین است. یعنی بتوانیم منابع مالی که برآورد کرده ایم را تأمین کنیم.
اجرا طرح پاکت صله:

بصورت سربسته با یک متن و روایت به کسانی که می شناسیم این پاکت را می دهیم و افراد را دعوت به کمک به امام عصر علیه السلام می کنیم.

من به عنوان مدیر مالی باید حتماً خودم عامل باشم و هزینه کنم. مثلاً برای کسانی که من را می شناسند و می دانند که جشن می گیرم، یک پیام زیبا بفرستم و بگویم قصد برگزاری مراسم دارم و امید دارم از کمک شما بهره بگیرم. 

باید ذهنیت ما در مورد درخواست کمک در این مورد را درست کنیم. بعضی ها ممکن است از این کار خجالت بکشند. ما باید فکر کنیم که بارها و بارها شده که امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف بخاطر اعمال ما خجالت زده شده اند. در این مورد ما نه تنها نباید خجالت زده باشیم، بلکه باید خوشحال باشیم.

چون داریم افراد را به خیر کثیری دعوت می کنیم که برای آنها بسیار مفید است. اگر کسی موفق به صله امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف شود، بر طبق اعتقادات ما سرمایه گذاری کرده است که چندین برابرش را خواهد دید.

بنابراین دعوت مردم به این کار نه تنها خجالت ندارد، بلکه سرافرازی هم دارد.

استفاده از سهم امام برای جشن با اجازه مرجع تقلید و دعوت دوستان به این کار
استفاده از نذورات: به دوستانمان بگوییم که می توانند نذر کنند. خیلی از اطرافیان ما مشکلات دارند. می توانیم از این فرصت استفاده کنیم و بگوییم نذر کنند و این کار باعث می شود قبل از جشن خیلی ها را متذکر به حضرت کنیم.
ارتباطات یا رابطین: رابطین مالی ما را به حلقه های دوم ارتباطی متصل می کنند و شاید یکی از دوستان من توان مالی نداشته باشد. اما افرادی را بشناسد که هم توان داشته باشند و هم راغب باشند.
یک برنامه خاص برای کسانی که می دانیم متمول هستند، تشکیل بدهیم و از آنها دعوت کنیم تا برای جشن نیمه شعبان کمک نمایند. یک برگه آماده شده به آنها بدهیم. مثلا من …… مبلغ …… را می توانم کمک کنم.
شاه نکته بحث تأمین مالی: تأمین مالی باید قبل از تخصیص هزینه ها باشد. اگر نباشد، عملیات مالی موفق نبوده است. هر چقدر هم که قول گرفته باشیم، فایده ای ندارد. باید قبل از تخصیص هزینه جذب شده باشد.

تأمین اعتماد
شاید مراجعه به فردی که با ما و کار ما آشنا نیست، در اولین دیدار و اولین حضور کار درستی نباشد. یعنی کسی را مورد نظر دارم که می دانم می تواند کمک کند، بهتر است یک سال بیاید جشن را ببیند. بعد برای سال های بعد از او دعوت به کمک مالی کنیم.
اما اگر ضروری است، می توانیم برای جلب اعتماد مثلا بگوییم که جایزه را لطفاً تهیه کنید. شام جشن را دو نفر بانی پیدا کنیم و بگوییم اختصاصاً برای شام می خواهیم. همینطور برای میوه و شیرینی.

این نوع هزینه ها اثباتش کار سختی نیست. یکی از مهمترین وظایف مدیر مالی شفاف کردن فعالیت خودش است. یعنی حتی المقدور برای همه هزینه ها فاکتور داشته باشد.

تخصیص هزینه و اعتبار
باید حواسمان به این نکته باشد که از افراد مختلف وجوهی را جمع آوری کرده ام که صرفاً بابت هزینه جشن نیمه شعبان یا امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف صرف باید بکنیم و جواز خرج در هیچ جای دیگری را نداریم و باید چارچوب شرعی رعایت شود.

اگر رعایت نشود، مورد رضایت امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف نیست.
اصراف نکنیم، در راهی غیر از خودش خرج نکنیم و سهل انگاری نکنیم.

تخصیص اعتبار
روش های مختلفی برای این کار داریم. یک روش این است که هر قسمتی را حساب کنیم. یعنی مثلاً برای میوه می گوییم از این مقدار تا این مقدار دعوت و شام و دکور و …
یادمان باشد بازه های حداقلی و حداکثری نباید زیاد باشد، چون دیگر حداقل و حداکثر معنا نمی دهد.
یادمان باشد برآورد هزینه دقیق باشد.

بعد از بررسی همه بخش ها و هزینه هایش آنها را جمع بندی می کنیم. مثلاً می بینیم که دعوت ۳۰ هزار تومن هزینه می خواهد، کل هزینه ۳۰۰ هزار تومان است. پس هزینه دعوت ۱۰ درصد است.

ما تأمین مالی انجام داده ایم. از طرفی تخصیص هزینه هم انجام داده ایم و درصد هر موردی از کل را هم داریم (مثلا ۳۰ هزار تومان دعوت نباید شود. ۴۰ هزار تومان چون از آن طرف برای شام کم می آوریم.)

حالا در تأمین مالی به جای ۳۰۰ هزار تومان، ۳۳۰ هزار تومان پول جمع شده است. ما می آییم می گوییم کارت ۱۰% بود. یعنی از این ۳۳۰ هزار تومان حداکثر ۳۳۰۰۰ تومان باید خرج کارت شود.

یعنی خیلی حساب شده کار پیش می رود. حالا هزینه ها را به مسئولان هر بخش میدهیم.

نکته: آبروی جشن، آبروی امام زمان عجل الله تعالی فرجه الشریف است. باید بهترین کیفیت را با نازل ترین قیمت پیدا کنیم.
نکته ۲: تخفیف را نگوییم. به فروشنده بگوییم که می خواهیم برای جشن خرید کنیم. آنها خودشان کمک می کنند.

گزارش دهی و ارزیابی
بهتر است که مدیریت مالی یک صفحه داشته باشد. کار با excel بهتر است. در excel یک صفحه به درآمدها، یک بیلان کاری و صفحه جداگانه ای برای مجموع درآمدها است.

ما باید یک گزارش کامل از هزینه ها در آمدها و کل برآوردها باید داشته باشیم، این گزارش برای جشن بعدی قطعاً در برآورد هزینه ها کمک می کند.
خیلی اوقات افرادی که بانی جشن هستند، اگرچه شاید اظهار هم نکنند، اما دوست دارند بدانند که در کجا صرف شده است.
گزارش به بانیان با دست اندرکاران جشن ارسال شود و از همه تشکر و قدردانی بشود. و این گزارش باعث می شود که افراد برای دفعات بعدی مشارکت، هم یک پیش زمینه از میزان هزینه داشته باشند و هم اعتماد بیشتر و بهتری پیدا کنند.